Ahogy mondani szokták, ha a sivatagba indulsz és 5 liter vízre lesz szükséged, akkor 6 litert vigyél magaddal. Mások az arányok, de hasonlóan van ez a HR digitalizáció költségtervezésével is.
Ma a digitalizációs projektek 70%-a bukással zárul. Mit tud jobban, aki sikerrel szerepel ebben a versenyben? Honnan tudja, mit kell „digitalizálni”? Hol rontja el a többség?
Aki csak HR digitalizációra adja a fejét, ellenőrzésképpen olvassa át az alábbi listát, mielőtt a vezetőség elé viszi a pénzkérést. Legyen toborzás, beléptetés, teljesítményértékelés, képzés és fejlesztés a HR digitalizáció célterülete, az alábbiak egyaránt érvényesek.
Érezhető, hogy a munkavállalók megtartása érdekében a cégvezetők egyre több digitális megoldást bevetnek. Ma már a minőségi munkahely egyik eleme a normális technológiai támogatás.
A digitalizáció ma luxus
Bár a „digitalizáció” szótól hangos a szakma, és a vezetőknek joggal támadhat az az érzése, hogy ki ne maradjanak a jóból, a valóság kicsit más képet fest. Az IT szakértők bérei soha nem látott magasságokba lőttek ki, amelyek a digitalizációs projektek költségeit is drasztikusan emelik. A nagyobb cégek bátrabban vágnak bele egész vállalatot érintő projektekbe, míg a kkv-k óvatosabban költenek. Sajnos a siker kulcsát jelentő változáskezelési tételen szoktak a cégek leginkább spórolni.
Alultervezzük a budget-et
A hirtelen, gondos tervezés nélküli projektekre rengeteg a példa. A HR digitalizáció egy különösen veszélyeztetett terület, mivel a HR és IT közötti kapcsolat, „közös nyelv” hiánya nehezíti a kölcsönös megértést. Nézzük alább a listát, az időt és a költséget sokszor egymás szinonimájaként használhatjuk.
Az előkészítés költségei
– Az elvárások, igények megfogalmazására szánt idő, a HR csapat ideje;
– A vezetők és a kollégák ideje a követelménygyűjtés során;
– A jogi és az adatvédelmi csapat munkájának költségei;
– A külső tanácsadó díjai;
– Az előkészítésre, a téma kutatására, lehetséges megoldások keresésére szánt idő költsége, amennyiben külső tanulmányt vagy kész kutatási anyagot vásárolunk, annak a költsége;
– A vezetői döntéselőkészítés ideje és költségei.
A HR folyamat javításának költségei
A HR terület digitalizációja során – de még mielőtt szoftvert választanánk, és hozzákezdenénk a bevezetéshez – a kapcsolódó HR folyamatot is rendbe kell tenni:
– A belsős stáb és külső tanácsadók költségei, a belsős stáb, azaz a saját munkavállalók idejének költsége;
– A döntés ideje, a döntés utáni, külső-belső kommunikáció költségei;
– A folyamat áttervezésének költségei, az átmeneti időszak miatti túlmunkák költségei, valamint a bevételkiesések.
A döntés és kiválasztás költségei
– A belsős stáb, azaz a saját munkavállalók idejének költsége;
– A szoftver kiválasztására fordított idő, az összehasonlítás ideje, a tendereztetés ideje és költségei, a demók költségei;
– A döntés, a vezetőség ideje, a visszadobott és javítandó döntéselőkészítő munka, az új verziók kialakítása.
Fejlesztés költségei
– Fejlesztési költségek;
– Bérelt HR szoftver esetén a bérlés költségei, rendszeres díjai;
– Integrációs költségek más HR, vagy pénzügyi alkalmazásokkal;
– Tesztelés költségei mind a HR, mind a felhasználók részéről, demók, átadás-átvétel költségei;
– Szükséges esetén a fejlesztőkörnyezet költsége, licenszdíjak, infrastruktúra költségek, amennyiben szükséges arra költeni;
– Tartalék idők és költségek.
A változáskezelés költségei
Az elbukott projektek első számú oka az, hogy a felhasználók elutasítják az új megoldást. A legtöbb projekt ezen a tételen spórol, vagy eleve nem is veszi figyelembe. A HR digitalizáció során még inkább igaz, hogy minden változáshoz idő kell. Nézzük át, mire kell tervezni:
– Rendszeres, alapos kommunikáció költségei;
– Tartalomgyártás, szövegírás és design költségek;
– Tananyagok, tréningek készítésének költségei, oktatói és oktatási költségek;
– Események, rendezvények költségei, helyszínbérlés;
– Külső kommunikáció költségei, hirdetés, esetleg branding.
Támogatás és utánkövetés
– Fejlesztési (technológiai support) költségek, belső és külső rendelkezésre állás díjai, vezetői, felhasználói kérdések, panaszok és igények kezelése;
– Folyamatos licenszdíjak;
– Követő (utólagos ötleteket, igényeket) megvalósító fejlesztések költségei, további integráció költségei;
– A projekt „későbbre sorolt” elemeinek költségei;
– Tervezett és terven kívüli verzióváltás költségei.
Készen vagyunk már? Nem!
Mivel a projektet nem robotok, hanem emberek végzik, felmerül két elkerülhetetlen tétel. Jobb előre tervezni rá keretet.
Tartalékot minden esetben tervezzünk be. Bukás lehet a vége, ha a pénz a befejezés előtt elfogy, vagy a konkrét határidő nem teljesül.
Változások, menet közben felmerült ötletek, igények minden projektben előkerülnek. Ha a projekt nem is enged semmilyen változást, akkor is kell időt betervezni a kérdések, igények kezelésére.
A cikk a 2021 novemberi Munkajog szaklapban megjelent.
Források: AIMultiple, PwC 2020.
Renfer Péter
