HR Digitalizáció II: sokan mondják, kevésnek sikerül – Az alultervezés problémája

2021.11.05.

Ahogy mondani szokták, ha a sivatagba indulsz, és 5 liter vízre lesz szükséged, akkor 6 litert vigyél magaddal. Mások az arányok, de hasonlóan van ez a HR digitalizáció költségtervezésével is. 

Ma a digitalizációs projektek 70%-a bukással zárul. Mit tud jobban, aki sikerrel szerepel ebben a versenyben? Honnan tudja, mit kell „digitalizálni”? Hol rontja el a többség? 

Aki csak HR digitalizációra adja a fejét, ellenőrzésképpen olvassa át az alábbi listát, mielőtt a vezetőség elé viszi a pénzkérést. Legyen toborzás, beléptetés, teljesítményértékelés, képzés és fejlesztés a HR digitalizáció célterülete, az alábbiak egyaránt érvényesek. 

Miért fontos ez a téma? 

A HR és IT vezetők véleménye szerint a HR digitalizáció 2022-ben hatalmas slágertéma lesz. Ezen belül is a legnépszerűbb terület a toborzás digitalizáció lesz (szakértők 49%-a mondja), ezt követik az employee experience és portál témák (48%), valamint a skill és karrier tervezés (46%). 

Érezhető, hogy a munkavállalók megtartása érdekében a cégvezetők egyre többet bevetnek. Ma már a minőségi munkahely egyik eleme a normális technológiai támogatás. 

A digitalizáció ma luxus 

Bár a „digitalizáció” szótól hangos a szakma, és a vezetőknek joggal támadhat az az érzése, hogy ki ne maradjanak a jóból, a valóság kicsit más képet fest. Az IT szakértők bérei soha nem látott magasságokba lőttek ki, amelyek a digitalizációs projektek költségeit is drasztikusan emelik. A nagyobb cégek bátrabban vágnak bele egész vállalatot érintő projektekbe, míg a kkv-k óvatosabban költenek. Sajnos a siker kulcsát jelentő változáskezelési tételen szoktak a cégek leginkább spórolni. 

Alultervezzük a budget-et 

A hirtelen, gondos tervezés nélküli projektekre rengeteg a példa. A HR digitalizáció egy különösen veszélyeztetett terület, mivel a HR és IT közötti kapcsolat, „közös nyelv” hiánya nehezíti a kölcsönös megértést. Nézzük alább a listát, az időt és a költséget sokszor egymás szinonimájaként használhatjuk. 

Az előkészítés költségei 

– az elvárások, igények megfogalmazására szánt idő, a HR csapat ideje
– a vezetők és a kollégák ideje a követelménygyűjtés során; 
– a jogi és az adatvédelmi csapat munkájának költségei;
– a külső tanácsadó díjai;
– az előkészítésre, a téma kutatására, lehetséges megoldások keresésére szánt idő költsége, amennyiben külső tanulmányt,    vagy kész kutatási anyagot vásárolunk, annak a költsége;
– a vezetői döntéselőkészítés ideje és költségei. 

A HR folyamat javításának költségei 

A HR terület digitalizációja során – de még mielőtt szoftvert választanánk, és hozzákezdenénk a bevezetéshez – a kapcsolódó HR folyamatot is rendbe kell tenni:

– a belsős stáb és külső tanácsadók költségei, a belsős stáb, azaz a saját munkavállalók idejének költsége
– a döntés ideje, a döntés utáni, külső-belső kommunikáció költségei
– a folyamatáttervezés költségei, az átmeneti időszak miatti túlmunkák költségei, valamint a bevételkiesések. 

A döntés és kiválasztás költségei 

– a belsős stáb, azaz a saját munkavállalók idejének költsége;
– a szoftver kiválasztására fordított idő, az összehasonlítás ideje, a tendereztetés ideje és költségei, a demók költségei; 
– a döntés, a vezetőség ideje, a visszadobott és javítandó döntéselőkészítő munka, az új verziók kialakítása.

Fejlesztés költségei 

– fejlesztési költségek; 
– bérelt HR szoftver esetén a bérlés költségei, rendszeres díjai; 
– integrációs költségek más HR, vagy pénzügyi alkalmazásokkal; 
– tesztelés költségei mind a HR, mind a felhasználók részéről, demók, átadás-átvétel költségei;
szükséges esetén a fejlesztőkörnyezet költsége, licenszdíjak, infrastruktúra költségek, amennyiben szükséges arra költeni;
tartalék idők és költségek.

A változáskezelés költségei 

Az elbukott projektek első számú oka az, hogy a felhasználók elutasítják az új megoldást. A legtöbb projekt ezen a tételen spórol, vagy eleve nem is veszi figyelembe. A HR digitalizáció során még inkább igaz, hogy minden változáshoz idő kell. Nézzük át, mire kell tervezni: 

– rendszeres, alapos kommunikáció költségei;
tartalomgyártás, szövegírás és design költségek;
tananyagok, tréningek készítésének költségei, oktatói és oktatási költségek;
események, rendezvények költségei, helyszínbérlés;
külső kommunikáció költségei, hirdetés, esetleg branding.

Támogatás és utánkövetés 

– fejlesztési (technológiai support) költségek, belső és külső rendelkezésre állás díjai, vezetői, felhasználói kérdések,
  panaszok és igények kezelése;

folyamatos licenszdíjak;
követő (utólagos ötleteket, igényeket) megvalósító fejlesztések költségei, további integráció költségei;
a projekt „későbbre sorolt” elemeinek költségei;
tervezett és terven kívüli verzióváltás költségei. 

Készen vagyunk már? Nem! 

Mivel a projektet nem robotok, hanem emberek végzik, felmerül két elkerülhetetlen tétel. Jobb előre tervezni rá keretet. 
Tartalékot minden esetben tervezzünk be. Bukás lehet a vége, ha a pénz a befejezés előtt elfogy, vagy a konkrét határidő nem teljesül. 
Változások, menet közben felmerült ötletek, igények minden projektben előkerülnek. Ha a projekt nem is enged semmilyen változást, akkor is kell időt betervezni a kérdések, igények kezelésére. 

A cikk a 2021 novemberi Munkajog szaklapban megjelent.

Későbbi cikkünkben bemutatunk néhány „klasszikusnak” számító buktatót. 

      Források: AIMultiple, PwC 2020. 

      profile-pic1

      Renfer Péter

      HR-IT szakértő, Nordconn

      Mindenkinek olyan a Talent-je, amilyet megérdemel

      Mindenkinek olyan a Talent-je, amilyet megérdemel

      Történet #1 – A lepke és a cunami Dunaparti iroda, top class ingatlan. Belépsz az aulába, három emelet magas. Ha él a Földön olyan, hogy „enyém a világ” lakberendező, akkor itt biztosan megfordult. Ha itt dolgoznék, haza sem mennék. Króm, márvány és high-tech kijelzők...

      HR Digitalization II: You have to be in it to win it

      HR Digitalization II: You have to be in it to win it

      In the first part, we talked about recruitment and recruitment systems, aka ATS (Applicant Tracking System), onboarding-offboarding, and the serious admission process behind the wall. Furthermore, we discussed how chatbots live their best nowadays; they do an...

      HR Digitalization I: You have to be in it to win it

      HR Digitalization I: You have to be in it to win it

      70% of digitalization projects fail, and that rate is far beyond significant. It’s huge.  But what are common pitfalls? How can one build on others' experiences, learnings? What can HR leaders and departments do to stay on the safe side and decrease projects going out...