Ahogy mondani szokták, ha a sivatagba indulsz, és 5 liter vízre lesz szükséged, akkor 6 litert vigyél magaddal. Mások az arányok, de hasonlóan van ez a HR digitalizáció költségtervezésével is.
Ma a digitalizációs projektek 70%-a bukással zárul. Mit tud jobban, aki sikerrel szerepel ebben a versenyben? Honnan tudja, mit kell „digitalizálni”? Hol rontja el a többség?
Aki csak HR digitalizációra adja a fejét, ellenőrzésképpen olvassa át az alábbi listát, mielőtt a vezetőség elé viszi a pénzkérést. Legyen toborzás, beléptetés, teljesítményértékelés, képzés és fejlesztés a HR digitalizáció célterülete, az alábbiak egyaránt érvényesek.
Miért fontos ez a téma?
A HR és IT vezetők véleménye szerint a HR digitalizáció 2022-ben hatalmas slágertéma lesz. Ezen belül is a legnépszerűbb terület a toborzás digitalizáció lesz (szakértők 49%-a mondja), ezt követik az employee experience és portál témák (48%), valamint a skill és karrier tervezés (46%).
Érezhető, hogy a munkavállalók megtartása érdekében a cégvezetők egyre többet bevetnek. Ma már a minőségi munkahely egyik eleme a normális technológiai támogatás.
A digitalizáció ma luxus
Bár a „digitalizáció” szótól hangos a szakma, és a vezetőknek joggal támadhat az az érzése, hogy ki ne maradjanak a jóból, a valóság kicsit más képet fest. Az IT szakértők bérei soha nem látott magasságokba lőttek ki, amelyek a digitalizációs projektek költségeit is drasztikusan emelik. A nagyobb cégek bátrabban vágnak bele egész vállalatot érintő projektekbe, míg a kkv-k óvatosabban költenek. Sajnos a siker kulcsát jelentő változáskezelési tételen szoktak a cégek leginkább spórolni.
Alultervezzük a budget-et
A hirtelen, gondos tervezés nélküli projektekre rengeteg a példa. A HR digitalizáció egy különösen veszélyeztetett terület, mivel a HR és IT közötti kapcsolat, „közös nyelv” hiánya nehezíti a kölcsönös megértést. Nézzük alább a listát, az időt és a költséget sokszor egymás szinonimájaként használhatjuk.
Az előkészítés költségei
– az elvárások, igények megfogalmazására szánt idő, a HR csapat ideje
– a vezetők és a kollégák ideje a követelménygyűjtés során;
– a jogi és az adatvédelmi csapat munkájának költségei;
– a külső tanácsadó díjai;
– az előkészítésre, a téma kutatására, lehetséges megoldások keresésére szánt idő költsége, amennyiben külső tanulmányt, vagy kész kutatási anyagot vásárolunk, annak a költsége;
– a vezetői döntéselőkészítés ideje és költségei.
A HR folyamat javításának költségei
A HR terület digitalizációja során – de még mielőtt szoftvert választanánk, és hozzákezdenénk a bevezetéshez – a kapcsolódó HR folyamatot is rendbe kell tenni:
– a belsős stáb és külső tanácsadók költségei, a belsős stáb, azaz a saját munkavállalók idejének költsége
– a döntés ideje, a döntés utáni, külső-belső kommunikáció költségei
– a folyamatáttervezés költségei, az átmeneti időszak miatti túlmunkák költségei, valamint a bevételkiesések.
A döntés és kiválasztás költségei
– a belsős stáb, azaz a saját munkavállalók idejének költsége;
– a szoftver kiválasztására fordított idő, az összehasonlítás ideje, a tendereztetés ideje és költségei, a demók költségei;
– a döntés, a vezetőség ideje, a visszadobott és javítandó döntéselőkészítő munka, az új verziók kialakítása.
Fejlesztés költségei
– fejlesztési költségek;
– bérelt HR szoftver esetén a bérlés költségei, rendszeres díjai;
– integrációs költségek más HR, vagy pénzügyi alkalmazásokkal;
– tesztelés költségei mind a HR, mind a felhasználók részéről, demók, átadás-átvétel költségei;
– szükséges esetén a fejlesztőkörnyezet költsége, licenszdíjak, infrastruktúra költségek, amennyiben szükséges arra költeni;
– tartalék idők és költségek.
A változáskezelés költségei
Az elbukott projektek első számú oka az, hogy a felhasználók elutasítják az új megoldást. A legtöbb projekt ezen a tételen spórol, vagy eleve nem is veszi figyelembe. A HR digitalizáció során még inkább igaz, hogy minden változáshoz idő kell. Nézzük át, mire kell tervezni:
– rendszeres, alapos kommunikáció költségei;
– tartalomgyártás, szövegírás és design költségek;
– tananyagok, tréningek készítésének költségei, oktatói és oktatási költségek;
– események, rendezvények költségei, helyszínbérlés;
– külső kommunikáció költségei, hirdetés, esetleg branding.
Támogatás és utánkövetés
– fejlesztési (technológiai support) költségek, belső és külső rendelkezésre állás díjai, vezetői, felhasználói kérdések,
panaszok és igények kezelése;
– folyamatos licenszdíjak;
– követő (utólagos ötleteket, igényeket) megvalósító fejlesztések költségei, további integráció költségei;
– a projekt „későbbre sorolt” elemeinek költségei;
– tervezett és terven kívüli verzióváltás költségei.
Készen vagyunk már? Nem!
Mivel a projektet nem robotok, hanem emberek végzik, felmerül két elkerülhetetlen tétel. Jobb előre tervezni rá keretet.
Tartalékot minden esetben tervezzünk be. Bukás lehet a vége, ha a pénz a befejezés előtt elfogy, vagy a konkrét határidő nem teljesül.
Változások, menet közben felmerült ötletek, igények minden projektben előkerülnek. Ha a projekt nem is enged semmilyen változást, akkor is kell időt betervezni a kérdések, igények kezelésére.
A cikk a 2021 novemberi Munkajog szaklapban megjelent.
Későbbi cikkünkben bemutatunk néhány „klasszikusnak” számító buktatót.
Források: AIMultiple, PwC 2020.
Renfer Péter
HR-IT szakértő, Nordconn
