HR Digitalizáció II: sokan mondják, kevésnek sikerül – Az alultervezés problémája

Ahogy mondani szokták, ha a sivatagba indulsz és 5 liter vízre lesz szükséged, akkor 6 litert vigyél magaddal. Mások az arányok, de hasonlóan van ez a HR digitalizáció költségtervezésével is.  

Ma a digitalizációs projektek 70%-a bukással zárul. Mit tud jobban, aki sikerrel szerepel ebben a versenyben? Honnan tudja, mit kell „digitalizálni”? Hol rontja el a többség?  

Aki csak HR digitalizációra adja a fejét, ellenőrzésképpen olvassa át az alábbi listát, mielőtt a vezetőség elé viszi a pénzkérést. Legyen toborzás, beléptetés, teljesítményértékelés, képzés és fejlesztés a HR digitalizáció célterülete, az alábbiak egyaránt érvényesek.  

Érezhető, hogy a munkavállalók megtartása érdekében a cégvezetők egyre több digitális megoldást bevetnek. Ma már a minőségi munkahely egyik eleme a normális technológiai támogatás.  

A digitalizáció ma luxus  

Bár a „digitalizáció” szótól hangos a szakma, és a vezetőknek joggal támadhat az az érzése, hogy ki ne maradjanak a jóból, a valóság kicsit más képet fest. Az IT szakértők bérei soha nem látott magasságokba lőttek ki, amelyek a digitalizációs projektek költségeit is drasztikusan emelik. A nagyobb cégek bátrabban vágnak bele egész vállalatot érintő projektekbe, míg a kkv-k óvatosabban költenek. Sajnos a siker kulcsát jelentő változáskezelési tételen szoktak a cégek leginkább spórolni. 

Alultervezzük a budget-et  

A hirtelen, gondos tervezés nélküli projektekre rengeteg a példa. A HR digitalizáció egy különösen veszélyeztetett terület, mivel a HR és IT közötti kapcsolat, „közös nyelv” hiánya nehezíti a kölcsönös megértést. Nézzük alább a listát, az időt és a költséget sokszor egymás szinonimájaként használhatjuk.  

Az előkészítés költségei  

– Az elvárások, igények megfogalmazására szánt idő, a HR csapat ideje; 
– A vezetők és a kollégák ideje a követelménygyűjtés során;  
– A jogi és az adatvédelmi csapat munkájának költségei; 
– A külső tanácsadó díjai; 
– Az előkészítésre, a téma kutatására, lehetséges megoldások keresésére szánt idő költsége, amennyiben külső tanulmányt vagy kész kutatási anyagot vásárolunk, annak a költsége; 
– A vezetői döntéselőkészítés ideje és költségei.  

A HR folyamat javításának költségei  

A HR terület digitalizációja során – de még mielőtt szoftvert választanánk, és hozzákezdenénk a bevezetéshez – a kapcsolódó HR folyamatot is rendbe kell tenni: 
 

– A belsős stáb és külső tanácsadók költségei, a belsős stáb, azaz a saját munkavállalók idejének költsége; 
– A döntés ideje, a döntés utáni, külső-belső kommunikáció költségei; 
– A folyamat áttervezésének költségei, az átmeneti időszak miatti túlmunkák költségei, valamint a bevételkiesések. 

A döntés és kiválasztás költségei  

– A belsős stáb, azaz a saját munkavállalók idejének költsége; 
– A szoftver kiválasztására fordított idő, az összehasonlítás ideje, a tendereztetés ideje és költségei, a demók költségei;  
– A döntés, a vezetőség ideje, a visszadobott és javítandó döntéselőkészítő munka, az új verziók kialakítása. 

Fejlesztés költségei  

– Fejlesztési költségek;  
– Bérelt HR szoftver esetén a bérlés költségei, rendszeres díjai;  
– Integrációs költségek más HR, vagy pénzügyi alkalmazásokkal;  
– Tesztelés költségei mind a HR, mind a felhasználók részéről, demók, átadás-átvétel költségei; 
– Szükséges esetén a fejlesztőkörnyezet költsége, licenszdíjak, infrastruktúra költségek, amennyiben szükséges arra költeni; 
– Tartalék idők és költségek. 

A változáskezelés költségei  

Az elbukott projektek első számú oka az, hogy a felhasználók elutasítják az új megoldást. A legtöbb projekt ezen a tételen spórol, vagy eleve nem is veszi figyelembe. A HR digitalizáció során még inkább igaz, hogy minden változáshoz idő kell. Nézzük át, mire kell tervezni:  

– Rendszeres, alapos kommunikáció költségei; 
– Tartalomgyártás, szövegírás és design költségek; 
– Tananyagok, tréningek készítésének költségei, oktatói és oktatási költségek; 
– Események, rendezvények költségei, helyszínbérlés; 
– Külső kommunikáció költségei, hirdetés, esetleg branding. 

Támogatás és utánkövetés  

– Fejlesztési (technológiai support) költségek, belső és külső rendelkezésre állás díjai, vezetői, felhasználói kérdések, panaszok és igények kezelése; 
– Folyamatos licenszdíjak; 
– Követő (utólagos ötleteket, igényeket) megvalósító fejlesztések költségei, további integráció költségei; 
– A projekt „későbbre sorolt” elemeinek költségei; 
– Tervezett és terven kívüli verzióváltás költségei.  

Készen vagyunk már? Nem!  

Mivel a projektet nem robotok, hanem emberek végzik, felmerül két elkerülhetetlen tétel. Jobb előre tervezni rá keretet.  
Tartalékot minden esetben tervezzünk be. Bukás lehet a vége, ha a pénz a befejezés előtt elfogy, vagy a konkrét határidő nem teljesül.  
Változások, menet közben felmerült ötletek, igények minden projektben előkerülnek. Ha a projekt nem is enged semmilyen változást, akkor is kell időt betervezni a kérdések, igények kezelésére.  

 

 

A cikk a 2021 novemberi Munkajog szaklapban megjelent. 

Források: AIMultiple, PwC 2020. 

 

Renfer Péter