Toborzás, digitalizáció, adattárolás – Az egyszerű, mégis kompakt toborzási folyamat

2020.11.26.

Talán sokunknak nem is tűnik fel, hogy milyen szerteágazó folyamat a toborzás. Egyszerre kell vonzó képet mutatni a vállalatról, megfelelni adattárolási és folyamatbeli elvárásoknak, és kell mindezt egy kiterjedt csapatban működtetni?
Cégünk, a Nordconn International Kft. elsődleges területe a digitális HR. Számos kérdést kapunk arra vonatkozóan, hogy hogyan lehet jól és hatékonyan végezni a toborzás folyamatának digitalizálását.
Nézzük át a folyamatot a főbb lépések mentén, és vizsgáljuk meg a lehetőségeket, nehézségeket, buktatókat.

Mit jelent, hogy digitális toborzás?

Maga a „digitalizáció” egy sokat használt, de kevésbé jól alkalmazott fogalom. Mit jelent nekünk, és hogy tudjuk hasznunkra fordítani?
A digitalizáció akkor jó, amikor az emberi gondolkodást kevésbé igénylő feladatokat a gépnek adjuk. Akkor jó, ha az emberekre és a döntésekre több
kreatív idő marad. Eltérhet, hogy melyik cég hogyan valósítja ezt meg, viszont a toborzás digitalizációjára már létezik bevált megközelítés.

Hogy haladnak a magyar cégek a digitális toborzás területén?

Eltérő, hogy melyik cég miben hisz és hogyan működteti a toborzást. A „kezdők” papíron vagy szétszórt Excelekkel dolgoznak, sokszor az adatvédelmi
szabályok figyelembevétele nélkül. Ennél lényegesen jobb az osztály- vagy cégszintű jelölt- és pályázatnyilvántartás, ahol van egy közösen, de szabályozott módon elérhető tábla vagy adatbázis. Illetve létezik a profi megoldás, ahol a cég átfogóan tudja kezelni a pozícióit, jelöltjeit és pályázatait, és olyan képet mutat a külvilág felé, ahova jó tartozni, ahova érdemes minden nap bejárni.

Vizsgálódjunk egy példafolyamaton

Egyszerűsített toborzási folyamatunk is számos érdekességet rejt, vizsgáljuk meg lépésenként: jelöltek megkeresése és nyilvántartása – szűrés, kiválasztás – döntés és felvétel – elutasítás.

Jelöltek megkeresése és nyilvántartása

…vagy angol nevén sourcing. Kreatív és ismétlődő tevékenységek jellemzik ezt a szakaszt. Az ismétlődő tevékenységek szerepelnek túlsúlyban: fel kell
keresni minél több releváns embert és eldönteni, hogy adott pozíciókra jelöltként számításba vehetők-e. Mivel ez a szakasz rengeteg információ gyűjtését és rögzítését teszi szükségessé, az adattárolás, adatvédelem és GDPR rendelkezéseinek betartása kapcsán különös figyelmet igényel.

Érdemes átgondolni:

  • Vajon mit lát és milyennek látja a „külvilág” (látogatók vagy konkrét jelöltek) a weboldalunkat,
    nyitott pozícióinkat?
  • Valóban megjelennek-e hirdetésként a nyitott pozíciók és könnyen megtalálhatók-e?
  • A meghirdetett állások érdekesek-e, különböznek-e hasonló cégek állásaitól?
  • A folyamat megfelel-e a GDPR-nak (pl. adatkezelési tájékoztató, személyes adatok biztonságos tárolása, jogalap, hozzájárulások)?

 

Szűrés, kiválasztás

Ahogy haladunk a toborzási folyamatban, a tárolt személyes adatok mennyisége megnő. Az adattárolás kérdései mellett számít a kommunikáció is: körültekintőnek kell lennünk abban, hogy a beszélgetések során a feltett kérdések a munkakörhöz kapcsolódjanak. Kerüljük a nem releváns kérdéseket (pl. családi háttér, egészségügyi állapot), amellyel sok kellemetlen percet, akár jogi vitát tudunk megspórolni. Ha megvannak az alkalmas jelöltek, megkezdjük a bértárgyalást.

Érdemes átgondolni:

  • Tényleg azokat és csak azokat az adatokat kérdezzük meg, illetve tároljuk, amelyre a pozíciók
    kapcsán szükségünk van?
  • Hogyan kezeljük, ha a jelölt az adatainak tárolásához nem járul hozzá, vagy utólag kéri a törlését? Hogy kezeljük, ha más pályázat mégis érdekli a későbbiekben?

 

Döntés és felvétel

A kiválasztást követően valójában mindkét fél – a cég és a jelölt is – döntési helyzetbe kerül. A cég a jelölt számára ajánlatot ad, és megkezdődik a rövidebb vagy hosszabb tárgyalás. A döntési helyzet szerencsés esetben úgy zárul, hogy a cég és a jelölt
szerződést köt.

Érdemes átgondolni:

  • Hogyan tároljuk, keressük elő a jelöltek számára küldött ajánlatokat, szerződéses verziókat?
  • Hogy kapunk jelzést, ha értesíteni kell a jelöltet (ajánlatadás, szerződéskötés, munkakezdés)?
  • A beléptetés kapcsán elő tudjuk keresni a korábban a szerződés megkötése érdekében gyűjtött
    személyes adatokat?
Elutasítás

Ha a folyamat során bármelyik lépésnél a cég vagy a jelölt visszalép, valójában egy elutasítás történik. Sajnos sokszor előfordul, hogy a jelölt vagy a cég
„eltűnik”, nem jelez vissza többet, és megszűnik az érdemi kommunikáció. Mind az etika, mind pedig a munkahely jó megítélése azt kívánja, hogy a cég formálisan is jelezzen vissza, ha a jelölttel nem kíván továbblépni.

Érdemes átgondolni:

  • Milyen értesítéseket használunk, ha egy jelöltet el kell utasítani? Milyen arányban jelzünk vissza a jelölteknek?
  • Az adattárolást hogyan végezzük az elutasítást követően, töröljük-e a GDPR alapján kialakított rend szerint?

Mennyire hatékony az egész toborzási folyamat

A toborzási folyamat hatékonyságának megállapítására a cégek analitikát, „reporting”-ot használhatnak. Az analitikák elkészítése során a korábbi adatokra építve lehet megállapítani, hogy milyen minőségű a toborzás, és hol lehet rajta javítani.

Érdemes átgondolni:

  • Mennyire hatékony a toborzás, hol esnek ki a jelöltek?
  • Hogy lehet javítani, hol lehet gyorsítani?

 

 

Küldetésünk, hogy a magyar cégek jobb munkahelyek legyenek. Cégünk fő területe a toborzás, beléptetés, teljesítményértékelés javítása és a kapcsolódó alkalmazások, appok bevezetése. Tudjon meg többet az újgenerációs toborzó appunkról, a Joblinken-ről, az újgenerációs toborzó megoldás.

Jelen cikk a Munkajog szaklap szeptemberi számában teljes szakmai egészével jelent meg.

profile-pic1

Renfer Péter

cégvezető, Nordconn International Kft. digitális HR vállalat.

Ezek lesznek 2021 legfontosabb kihívásai a toborzás terén

Ezek lesznek 2021 legfontosabb kihívásai a toborzás terén

A magyar HR-szakma ismét nagy kihívás előtt áll: a változó toborzási rutin és álláskeresési szokások, elvárások, a nagyvállalati toborzási verseny kiéleződése és a vírushelyzet miatt folyamatosan alakuló közeg együtt kényszerítik digitális fejlesztésre a szereplőket....

Toborzási tölcsér: Kívánt vagy nem kívánt átláthatóság?

Toborzási tölcsér: Kívánt vagy nem kívánt átláthatóság?

A toborzási tölcsér riport transzparenciát hoz a szervezetbe. Sokaknak pont a transzparencia az, ami miatt ellenérdekeltté válnak? öbb üzleti megbeszélésen is tapasztaltuk már, hogy a szervezet toborzási folyamatait egy ábrán bemutató...

Recruiter moodmap kutatás 2020 – Az eredmények

Recruiter moodmap kutatás 2020 – Az eredmények

A HR Fest az egyik legnagyobb magyar közösségi HR esemény. A humán szakmabeli dolgozóknak megteremti azt a közeget, ahol az érdeklődők és a szakmabeliek könnyedén és sikeresen tudnak kapcsolódási pontokat létrehozni. Divatos szóval egy platform, ahol meg lehet osztani...