Toborzás, digitalizáció, adattárolás – Az egyszerű, mégis kompakt toborzási folyamat

2020.11.26.

Talán sokunknak nem is tűnik fel, hogy milyen szerteágazó folyamat a toborzás. Egyszerre kell vonzó képet mutatni a vállalatról, megfelelni adattárolási és folyamatbeli elvárásoknak, és kell mindezt egy kiterjedt csapatban működtetni?
Cégünk, a Nordconn International Kft. elsődleges területe a digitális HR. Számos kérdést kapunk arra vonatkozóan, hogy hogyan lehet jól és hatékonyan végezni a toborzás folyamatának digitalizálását.
Nézzük át a folyamatot a főbb lépések mentén, és vizsgáljuk meg a lehetőségeket, nehézségeket, buktatókat.

Mit jelent, hogy digitális toborzás?

Maga a „digitalizáció” egy sokat használt, de kevésbé jól alkalmazott fogalom. Mit jelent nekünk, és hogy tudjuk hasznunkra fordítani?
A digitalizáció akkor jó, amikor az emberi gondolkodást kevésbé igénylő feladatokat a gépnek adjuk. Akkor jó, ha az emberekre és a döntésekre több
kreatív idő marad. Eltérhet, hogy melyik cég hogyan valósítja ezt meg, viszont a toborzás digitalizációjára már létezik bevált megközelítés.

Hogy haladnak a magyar cégek a digitális toborzás területén?

Eltérő, hogy melyik cég miben hisz és hogyan működteti a toborzást. A „kezdők” papíron vagy szétszórt Excelekkel dolgoznak, sokszor az adatvédelmi
szabályok figyelembevétele nélkül. Ennél lényegesen jobb az osztály- vagy cégszintű jelölt- és pályázatnyilvántartás, ahol van egy közösen, de szabályozott módon elérhető tábla vagy adatbázis. Illetve létezik a profi megoldás, ahol a cég átfogóan tudja kezelni a pozícióit, jelöltjeit és pályázatait, és olyan képet mutat a külvilág felé, ahova jó tartozni, ahova érdemes minden nap bejárni.

Vizsgálódjunk egy példafolyamaton

Egyszerűsített toborzási folyamatunk is számos érdekességet rejt, vizsgáljuk meg lépésenként: jelöltek megkeresése és nyilvántartása – szűrés, kiválasztás – döntés és felvétel – elutasítás.

Jelöltek megkeresése és nyilvántartása

…vagy angol nevén sourcing. Kreatív és ismétlődő tevékenységek jellemzik ezt a szakaszt. Az ismétlődő tevékenységek szerepelnek túlsúlyban: fel kell
keresni minél több releváns embert és eldönteni, hogy adott pozíciókra jelöltként számításba vehetők-e. Mivel ez a szakasz rengeteg információ gyűjtését és rögzítését teszi szükségessé, az adattárolás, adatvédelem és GDPR rendelkezéseinek betartása kapcsán különös figyelmet igényel.

Érdemes átgondolni:

  • Vajon mit lát és milyennek látja a „külvilág” (látogatók vagy konkrét jelöltek) a weboldalunkat,
    nyitott pozícióinkat?
  • Valóban megjelennek-e hirdetésként a nyitott pozíciók és könnyen megtalálhatók-e?
  • A meghirdetett állások érdekesek-e, különböznek-e hasonló cégek állásaitól?
  • A folyamat megfelel-e a GDPR-nak (pl. adatkezelési tájékoztató, személyes adatok biztonságos tárolása, jogalap, hozzájárulások)?

 

Szűrés, kiválasztás

Ahogy haladunk a toborzási folyamatban, a tárolt személyes adatok mennyisége megnő. Az adattárolás kérdései mellett számít a kommunikáció is: körültekintőnek kell lennünk abban, hogy a beszélgetések során a feltett kérdések a munkakörhöz kapcsolódjanak. Kerüljük a nem releváns kérdéseket (pl. családi háttér, egészségügyi állapot), amellyel sok kellemetlen percet, akár jogi vitát tudunk megspórolni. Ha megvannak az alkalmas jelöltek, megkezdjük a bértárgyalást.

Érdemes átgondolni:

  • Tényleg azokat és csak azokat az adatokat kérdezzük meg, illetve tároljuk, amelyre a pozíciók
    kapcsán szükségünk van?
  • Hogyan kezeljük, ha a jelölt az adatainak tárolásához nem járul hozzá, vagy utólag kéri a törlését? Hogy kezeljük, ha más pályázat mégis érdekli a későbbiekben?

 

Döntés és felvétel

A kiválasztást követően valójában mindkét fél – a cég és a jelölt is – döntési helyzetbe kerül. A cég a jelölt számára ajánlatot ad, és megkezdődik a rövidebb vagy hosszabb tárgyalás. A döntési helyzet szerencsés esetben úgy zárul, hogy a cég és a jelölt
szerződést köt.

Érdemes átgondolni:

  • Hogyan tároljuk, keressük elő a jelöltek számára küldött ajánlatokat, szerződéses verziókat?
  • Hogy kapunk jelzést, ha értesíteni kell a jelöltet (ajánlatadás, szerződéskötés, munkakezdés)?
  • A beléptetés kapcsán elő tudjuk keresni a korábban a szerződés megkötése érdekében gyűjtött
    személyes adatokat?
Elutasítás

Ha a folyamat során bármelyik lépésnél a cég vagy a jelölt visszalép, valójában egy elutasítás történik. Sajnos sokszor előfordul, hogy a jelölt vagy a cég
„eltűnik”, nem jelez vissza többet, és megszűnik az érdemi kommunikáció. Mind az etika, mind pedig a munkahely jó megítélése azt kívánja, hogy a cég formálisan is jelezzen vissza, ha a jelölttel nem kíván továbblépni.

Érdemes átgondolni:

  • Milyen értesítéseket használunk, ha egy jelöltet el kell utasítani? Milyen arányban jelzünk vissza a jelölteknek?
  • Az adattárolást hogyan végezzük az elutasítást követően, töröljük-e a GDPR alapján kialakított rend szerint?

Mennyire hatékony az egész toborzási folyamat

A toborzási folyamat hatékonyságának megállapítására a cégek analitikát, „reporting”-ot használhatnak. Az analitikák elkészítése során a korábbi adatokra építve lehet megállapítani, hogy milyen minőségű a toborzás, és hol lehet rajta javítani.

Érdemes átgondolni:

  • Mennyire hatékony a toborzás, hol esnek ki a jelöltek?
  • Hogy lehet javítani, hol lehet gyorsítani?

 

 

Küldetésünk, hogy a magyar cégek jobb munkahelyek legyenek. Cégünk fő területe a toborzás, beléptetés, teljesítményértékelés javítása és a kapcsolódó alkalmazások, appok bevezetése. Tudjon meg többet az újgenerációs toborzó appunkról, a Joblinken-ről, az újgenerációs toborzó megoldás.

Jelen cikk a Munkajog szaklap szeptemberi számában teljes szakmai egészével jelent meg.

profile-pic1

Renfer Péter

cégvezető, Nordconn International Kft. digitális HR vállalat.

HR Digitalization II: You have to be in it to win it

HR Digitalization II: You have to be in it to win it

In the first part, we talked about recruitment and recruitment systems, aka ATS (Applicant Tracking System), onboarding-offboarding, and the serious admission process behind the wall. Furthermore, we discussed how chatbots live their best nowadays; they do an...

HR Digitalization I: You have to be in it to win it

HR Digitalization I: You have to be in it to win it

70% of digitalization projects fail, and that rate is far beyond significant. It’s huge.  But what are common pitfalls? How can one build on others' experiences, learnings? What can HR leaders and departments do to stay on the safe side and decrease projects going out...

Ezek lesznek 2021 legfontosabb kihívásai a toborzás terén

Ezek lesznek 2021 legfontosabb kihívásai a toborzás terén

A magyar HR-szakma ismét nagy kihívás előtt áll: a változó toborzási rutin és álláskeresési szokások, elvárások, a nagyvállalati toborzási verseny kiéleződése és a vírushelyzet miatt folyamatosan alakuló közeg együtt kényszerítik digitális fejlesztésre a szereplőket....