Bejegyzés

A HR-ben is hódít a felhő: de miért nem szárnyal a toborzás digitalizációja?

A tengerentúlon már 70% a felhős toborzási alkalmazások aránya. A magyar vállalatoknál még a fejlődés elején tartunk. Vehetjük-e összehasonlítási alapnak a kettőt?

Ha nem is feltétlenül mérvadó az USA arány, akkor is érdemes megvizsgálni az okokat, lehetőségeket. Mekkora értéke van ma HR-ben, személyügyben, toborzásban dolgozók számára a megtakarított perceknek és mi köze ennek a felhőhöz?

Érdekes, hogy nem érdekes

Nem kérdéses, hogy a 2020-as év többségünk számára kötelező tananyaggá tette a digitális munkavégzést. A digitalizáció a toborzási folyamatokat is elérte, azonban még nem olyan mértékben, hogy robbanásról lehessen beszélni. Bár sok cég jelzi szándékát és különít el budgetet erre a célra, a döntések sokszor elhúzódnak.

A járványhelyzet súlyosbodása miatt nem átvészelni kell a mostani állapotot, hanem berendezkedni rá.

A toborzás során a személyes interakciók helyét az online kapcsolattartás vette át, amely várhatóan a járványhelyzet után is megmarad. A legjobb, amit tehetünk, hogy ezt a kapcsolattartási formát próbáljuk élménnyé varázsolni.

De hogyan tud élményt okozni egy digitális toborzó megoldás?

Felhő, vagy nem felhő?

Bár sokan az informatikusok témájának látják azt, hogy egy toborzó app felhő alapú legyen vagy sem, valójában ugyanannyira üzleti kérdés, mint műszaki. Felhőmegoldással a vállalatok a megvásárolt és helyi gépre telepített szoftverek helyett gyorsabban beköltöző, kulcsrakész megoldásokat kaphatnak havidíjért.

Hasonlóan, mint ahogy a Spotify vagy a Facebook, a felhős toborzó app is az interneten keresztül elérhető módon, éjjel-nappal, bárhonnan hozzáférhető szolgáltatásként jelenik meg.

Hogyan haladunk Magyarországon?

A felhős technológia a toborzásban (angolul Application Tracking SytemATS) egyre inkább terjed a helyileg telepített megoldások helyett, ugyanakkor még mindig a helyileg telepített megoldások és tömeges excel táblák dominálnak.

Hogy miért nem nyitottak jobban már korábban a magyar cégek a felhős ATS bevezetések felé, annak több oka lehet. Nézzünk meg néhányat.

Kinek fontos?

Aktuális, 2020. októberi kutatás szerint, a vállalatok 39%-a használ toborzást segítő alkalmazást, appot. A maradék 61% egy hatalmas arány és gondolkodásra, aggodalomra késztet. Vajon ezek a cégek hogyan oldják meg a jelöltek egységes kezelését? Hogy oldják meg könnyen a jelöltek több csatornáról érkező fogadását? Hogyan adnak fel gyorsan álláshirdetéseket? Mennyire vonzó a karrieroldaluk? Ha vannak is ezekre a kérdésekre megoldások, akkor vajon mennyi időt lehetne megtakarítani egy olyan alkalmazással, ami a fentieket segíti?

Figyelembe véve azt, hogy ma 100 jelentkezőből 93-at elriaszt a bonyolult toborzási folyamat. Véleményem szerint ezek a számok arra inspirálhatják a cégek vezetőit, hogy vonzóbbá tegyék a vállalatuk toborzási élményét, ami versenyelőnyt hoz a mai, jó munkaerőért folyó versenyben.

Mekkora érték az idő

Amikor a vállalat úgy dönt, hogy felhő alapú toborzó appot vezet be, két helyzetben számíthat időmegtakarításra. A bevezetés, átállás időszakában megspórolható a saját szerver méretezések, IT környezet létrehozás, és a komplex telepítések ideje, üzemeltetési feladata a cégnek nincs. A modern felhős toborzó appok néhány hét alatt, a cég igényeire szabva bevezethetők. Ha ma egy cég időt akar spórolni a bevezetéssel, akkor jobb, ha a felhős megoldás felé veszi az irányt.

A kezdeti időmegtakarítás után a HR-en dolgozók és a felvételi vezetők ideje kímélhető.

Mindennapos tevékenységek takarítanak meg értékes órákat a beépített vezetői jelentések azonnali készítésével, az egységes jelöltlistával, illetve a bárhonnan lehetséges hozzáféréssel.

Költségek

Felhős toborzó app esetén nincs szükség szerver vásárlására, kezdeti hardver beruházásra. A felhős környezet esetén szolgáltatás igénybe vételéről beszélünk, amely havi (vagy éves) díj formájában, működési költségként keletkezik, és magában foglalja az összes költséget, amely a környezet fenntartásához szükséges.

Egyszerű adatelérés: bárhonnan, bármikor

A felhős toborzási rendszerekben egy helyre, egységes listába csatornázhatók a különböző forrásokból érkező jelöltadatok (például karrierportálról, ajánláson vagy fejvadászon keresztül). Több telephelyes, országos működésű cég esetén a felhasználók helytől függetlenül, bárhonnan tudnak csatlakozni és ugyanazt látják, mintha a munkahelyről jelentkeznének be.

GDPR ready működés.

Az egyik legnagyobb félelmet az okozza, hogy a cégek nincsenek teljes mértékben tisztában azzal, hogy hány helyen is tartanak nyilván személyes adatokat a pályázókról. A felhős toborzó appok esetén a jelöltadatok egységes tárolása nagy terhet vesz le a cég válláról a megfelelés kapcsán. Egy mai modern apptól elvárható, hogy a rendszer tárolja, figyelje, hogy a jelölt milyen időtávra hagyta jóvá az adatai tárolását, és a határidő lejártát követően jelezzen, és anonimizálja az adatokat.

Ennek révén a jelöltek nem lesznek beazonosíthatók a GDPR szabályainak megfelelően, azonban a toborzási statisztikák továbbra is használhatók maradnak az anonimizálás miatt.

Bővülés egyik napról a másikra

A felhős környezet egyik legfőbb előnye, hogy bármikor lehet növelni a kapacitást. Ha például a cég új telephelyet nyit, vagy állománya növekszik például 20-30%-kal, akkor sem fog lassulni a program. Átmeneti helyzetek kezelése is megoldható: elegendő a kapacitás növelése abban az esetben, ha egy nagyobb toborzási kampány következtében a megszokottnál egyszerre több embert kell felvenni. A kampány után vissza lehet térni a korábbi erőforrásokhoz, és a rugalmasság miatt a költség is csökken.

Automatikus frissítések

A biztonsági frissítések telepítése és a karbantartás is automatikusan működik a felhős megoldásokkal kapcsolatban, mint ahogy azt okostelefonok app frissítései során is megszokhattuk. Ahogy a toborzó app fejlődik és igazodik új biztonsági elvárásokhoz, vagy akár a hatósági szabályozás miatt van szükség frissítésre, az új verzióra átállás észrevétlenül megtörténhet. Az új verzió miatt nem kell a helyszínen megjelenni, hanem távolról végezhető.

Mire érdemes még figyelni

Mint mindig, a legfontosabb kérdés a személyes adatok védelme. A felhő alapú adattárolás adatvédelmi berkekben jelenleg forró téma, figyelemmel a 2020 nyarán bekövetkezett változásokra, miszerint az USA már nem minősül biztonságos harmadik országnak. Mivel adatvédelem nem önmagában létezik, ez a felhasználók és a szolgáltatók problémája is. De mivel a shownak mennie kell, a szolgáltatóknak érdekükben áll felzárkózni az új szabályokhoz. Az Európai Adatvédelmi Testület által a közelmúltban kiadott iránymutatás-tervezet alapján már körvonalazódnak ezek a szabályok. Ha most választunk felhő alapú megoldást, elengedhetetlen ezekre és a GDPR által meghatározott adatbiztonsági követelményekre figyelemmel lenni. Pénzügyi szerveztek számára az MNB 4/2019. (IV.1.) ajánlásait is figyelembe kell venni.

info@nordconn.com

Renfer Péter, HR szakértő, Nordconn Kft. 

Bátraké a szerencse, avagy a HR, vagy az IT kezdeményezze a HR digitalizációt? 

 

Jót s jól! Ebben áll a nagy titok. Ezt ha nem érted, 

Szánts és vess; s hagyjad másnak az áldozatot. 

Ezt mondta Kazinczy Ferenc, több, mint 200 évvel ezelőtt Szerintem nem a XXIszázadi digitalizációs dilemmákra gondolt. Mégis, mai műszaki nyelven azt jelentheti, hogy egy-egy téma digitalizálása során nem elég egy appot bevezetni, hanem hozzá kell nyúlni a folyamatokhoz is. 

A cégek és vezetőik különféle szintű bátorságot mutatnak a folyamatok változtatása kapcsán. Túl vagyunk jó néhány toborzási, onboarding és teljesítményértékelési app bevezetésen és bizony minden esetben azzal találkoztunk, hogy az app mellett a meglévő folyamatot is le kellett porolni és felújítani. Többet tanultunk belőlük, mint sejtettük. Számot adunk, hogy mit tapasztaltunk. 

A HR terület digitális lemaradása 

Sajnos ma sokszor felmerülő probléma, hogy a HR területet kiszolgáló területnek tartják. Nem törnék pálcát afelett, hogy melyik vezetői szint tartja annak, vagy tartozik-e speciálisan adott szektorokhoz, nem ez a fontos. Az is lehetséges ok, hogy a HR terület a legjobb szándék ellenére sem tudja stratégiai szerepét megélni. Kiszolgáló területként még kevésbé kapják meg a digitalizációban a prioritást, azaz konkrétan a HR terület appokkal való támogatása és a folyamatok renoválása lemarad. Mit lehet ilyenkor tenni? Az IT terület hozzon HR appokat, ötleteket? A HR mérje fel az informatikai lehetőségeket? Ki kezdje és hogyan fogjon hozzá? 

Digitalizációs projektjeink során számos cég HR területét ismerjük meg.

Általában elmondható, hogy a HR területtel végzett együttműködésben az egész cégkultúrára vonatkozóan lehet egy jó átfogó képet alkotni.

Projektjeink leginkább a toborzó appok és karrierportálok bevezetésével kezdődnek, és minden esetben magukban foglalják HR folyamatok valamilyen szintű átalakítását is. 

Üzleti modellek és értékteremtés 

A vállalatok célja értékteremtés és az ügyfelek problémáinak megoldása. Az értékteremtés során a cég megérti a piacát, folyamatosan kutatja és felméri az igényeket, megszervezi az erőforrásokat kialakítja a folyamatokat. Visszamér, finomít. Az értéklánc folyamán költségeket él fel, és bevételt termel. Ez a típusú modell leképezhető a HR osztály működésére is, kivéve a bevétel fogalmát. A HR-nél a (saját) bevétel megteremtése helyett más lép a képbe.

A HR „bevételi oldalán” a munkatársak és a kultúra megteremtése szerepelhetnek.

Természetesen nem a HR az egyedüli felelős kultúra alakításáért, de szerepe és lehetősége erre – természetesen CEO támogatás mellett – kiemelkedő.  

Mikor tegyük meg az első lépéseket a munkahelyi digitalizáció irányába? 

Minden lényegesebb változtatás odázható egy nappal, egy héttel. Kis halasztás senkinek nem tűnik fel, azonban a digitális megoldásokra való igény sok irányból feszít és feltartóztathatatlanul elér minden vállalatot. Ha a cég maga nem teszi mindennapossá a vezetői gondolkodás átalakítását egy digitalizált működés felé, akkor kikényszeríti azt a külső környezet. Elvárják majd az ügyfelek például elektronikus teljesítésigazolás, vagy számlabefogadás formájában, kikényszerítik a versenytársak egy gyorsabb ügyfélkiszolgálás kialakításával. Erőltetik a kis és középvállalatok olyan megoldásokkal, mint például a Revolut a bankvilág ellen, vagy olyan hatalmas informatikai iránytű cégek, amelyek megállíthatatlanul diktálják a tempót, mint például a Microsoft, vagy a Google. Ugyancsak jelentős erővel bír a dolgozók egyre növekvő arányának az igénye arra, hogy egyszerűbbek legyenek a folyamatok és bárhonnan elérhetők legyenek a munkahelyi adatok. 

Ki kezdeményezze a digitalizációs lépéseket? 

Maradva a HR területnélrégóta élő és máig aktuális dilemmával állunk szemben. Milyen szinten látja át ma egy nagyvállalat HR vezetője a dolgozók igényeit a digitalizáció kapcsán? Milyen szinten tud hatékony appokat ajánlani egy IT vezető a HR igényekre. A két tábor ma távol áll egymástól. A megoldás abban rejlik, hogy mindkét oldalnak közelíteni kell a másikhoz.

Ahogy az igaz, hogy Ma nagyvállalati HR vezető digitális skillek és példamutatás nélkül nem él túl, ugyanúgy igaz, hogy IT vezetőtől is elvárt az appokkal szembeni humán igények megértése.

Mint konkrét következő lépés, a HR és az IT szereplőknek közösen kell megfogalmazniuk az igényeket, hogy tényleg használható megoldások szülessenek. 

Milyen veszélyek szólhatnak közbe 

Ha HR terület nem jut vállalatilag támogatott és használható appokhoz, akkor a dolgozók egyszerűen megkerülik a folyamatokat és megoldják magunknak a problémát. Elkezdenek saját telepítésű alkalmazásokat használni, megjelennek „partizán” excel táblák. Belső kommunikáció pótlására kialakulnak mindenféle Facebook csoportok és a sok személyes adat (pl toborzás során gyűjtött információk) is kontrollálatlan helyeken, mennyiségben jelennek meg. Ennek az esetnek az utólagos kezelése mind IT biztonsági, mind emberi oldalról borzasztó nehéz. 

Készüljünk rá, vagy tartsunk attól, hogy változás történik a szervezetben? 

A digitalizáció okozta működési és szervezeti változásokra régóra bevált recept a kommunikáció, tájékoztatás, bevonás fokozása. Ezekhez úgy általában több transzparenciára is lesz szükségEgy mai modern szervezetben a működési transzparencia szinte magától létrejön, ahogy mérések, adatok, riportok jelennek meg. A régi típusú, piramis struktúrák és az átláthatóbb agilis szervezetek között a különbség a transzparencia elfogadása miatt egyre nő. A modern szervezetek kevésbé viselik el az információ visszatartását. A két irány között egyre kevésbé adódik harmadik lehetőség, és a cégvezetés feladata az egyik irány mellett elköteleződni. Ahogy a fiatalabb, mobilon, felhő technológián szocializálódott generációk töltik fel a ma és a „jövő” munkahelyeit, nem is kérdés, hogy melyik választás lesz eredményes és egyáltalán fenntartható. Éppen ezért a változásra se készülni nem kell, sem tartani tőle, hanem megszabni, azaz kitalálni, hogy mely folyamatokat érintse a digitalizáció. 

Mi a helyes sorrend? 

Mint egy üzleti projektnél is, először meg kell érteni, hogy a HR „ügyfelei”, azaz a kollégák, munkavállalók számára mi a fő érték és azt kell jól szállítani tudni. Érdemes a legnagyobb hatású, azaz legtöbb embert érintő, könnyebben megvalósítható elemekkel kezdeni és haladni a nehezebb tételek felé. Szintén érdemes ebbe a párbeszédbe összehozni mind a bevételen (CSO nézet), mind pedig a költség oldalon (CFO nézet) tevékenykedő vezetőket. 

Összegzés 

Tegyük fel a kérdést magunknak, illetve a cégen belül. Nálatok mennyire elkötelezett a vezetőség a digitalizáció iránt. Mennyire sikerül a kollégáknak változtatni az egységes folyamatok érdekében a napi feladatokon? A digitális megoldásoknak sikerült megkönnyíteni a mindennapi munkát? Melyek a legfontosabb elvárások, amelyeket a dolgozóktól, a versenytársaktól és a vezető IT cégektől tudtatok meg? 

 

Renfer Péter, HR szakértő, Nordconn Kft. 

Ezek lesznek 2021 legfontosabb kihívásai a toborzás terén

A magyar HR-szakma ismét nagy kihívás előtt áll: a változó toborzási rutin és álláskeresési szokások, elvárások, a nagyvállalati toborzási verseny kiéleződése és a vírushelyzet miatt folyamatosan alakuló közeg együtt kényszerítik digitális fejlesztésre a szereplőket. A Joblinken toborzó app szakértője, Renfer Péter a legújabb toborzási kihívásokat érintő felmérésük eredményeit alapul véve összegyűjtötte, hogyan érdemes első körben átalakítani a cégek saját folyamatait, ha sikeresen akarják venni az akadályt.

A koronavírus számos gazdasági hatása közül az egyik legjelentősebb, hogy tömeges munkaerőáramlás megy végbe: a megroppant szektorok, mint a turizmus-vendéglátás és a szórakoztatóipar dolgozói új munkalehetőségek után néznek, ezzel párhuzamosan a telco cégeknek, pénzintézeteknek sürgősen szükséges gyarapodniuk.

„Ebben a megváltozott környezetben a toborzási folyamatok fejlesztésének nem opcionális kérdésként kéne hevernie a vállalati döntéshozók asztalán, szakmai minimumként kellene tekinteni rá”

– fogalmaz Renfer Péter, a Joblinken toborzási appot fejlesztő csapat vezetője. – „A HR Fest szakmai programjára készített felmérésünkből kiderült, hogy a HR-esek konkrétan megnevezett kihívásainak felét adják a külső körülmények, másik felét a munkáltatói márkaépítés hiányosságai. A munkáltatói márkáról kialakítható pozitív összkép legfontosabb mérföldköve, az a bizonyos első benyomás a toborzás folyamatában alakul ki a leendő munkavállalókban, ezért is kell erre kiemelt figyelmet fordítania a felelősöknek.

A felmérésből kiderült, hogy bár a hiányszakmák betöltése a legjellemzőbb szakmai probléma, ezt követően minden más kihívás a munkáltatói márkához, illetve annak erősségeihez és gyengeségeihez kapcsolódik. A kiélezett versenyhelyzet, a toborzási folyamat nehézségei, az elvándorló szakértelem és a nem megfelelő céges megjelenés mind-mind problémaként merült fel a toborzási folyamatok kapcsán.

A kevés pénz és a macerás jelentkezés riasztja leginkább a jelentkezőket

A felmérésben résztvevő HR-szakemberek kétharmada szerint kiemelkedő probléma, hogy a jelöltek irreális fizetési elvárásokkal fordulnának leendő munkáltatójukhoz. Harmaduk szerint a kiválasztási folyamat bonyolultsága és lassúsága miatt gondolják meg magukat jelentkezéskor a potenciális munkavállalók.

„2020-ban azok a vállalatok maradhatnak versenyben, akik rövid idő alatt visszajelzést adnak a jelentkezőknek. A változó gazdasági klímában egyre több álláskereső küldi szét tömegesen az önéletrajzát, mihamarabb munkába akar állni, és ezt annál a cégnél teszi majd meg, ahol legelőször érzi, hogy komolyan veszik”

– magyarázza Renfer Péter. – „Apróságokról van szó, amelyek elmulasztása jelenti a problémát, ilyenek pl. az időben érkező visszajelzések, tájékoztatások.”

A szakértő egyben felhívja a figyelmet: a macerás kiválasztási folyamat nagyon sok összetevős, és alapos körültekintés nélkül lehetetlen kiszűrni, melyik cégnek miben kell fejleszteni a saját folyamatait. „A kutatás rávilágított, hogy a vállalatoknál dolgozó, toborzásért felelős szakemberek munkaidejének csak a fele megy el a tényleges toborzási munkára, a fennmaradó munkaórák adminisztrációs és egyéb pufferelfoglaltsággal telnek.

Ugyanígy sokkoló adat, hogy bár a vállalatok 70%-ának van saját toborzási adatbázisa, a szakemberek csak az esetek 29%-ában nyúlnak hozzá.

Ennek oka lehet, többek között, hogy a többségüknek, a toborzók 57%-ának legfeljebb hetente egyszer van ideje valamilyen karbantartást végezni az adatbázison” – részletezi a Joblinken toborzási szakértője. – „Digitalizációs fejlesztésekkel, holisztikusan működő HR-szoftverrel drasztikusan lehetne csökkenteni ezeket a kapacitás-veszteségeket.”

A kutatás kitért arra is, hogy bár ritkán látott kihívással néz szembe a HR-es szakma, a képviselői egyre nagyobb arányban látják magukat a jövőben is ezen a területen tevékenykedve. „Az elhivatott HR-es szakértők megtartása végett is érdemes lesz a cégvezetésben ülők számára mérlegelni, miben és hogyan alakítják a folyamataikat a hatékony munkavégzés, illetve a későbbi fejlesztés és hatékonyságnövelés érdekében” – fűzte hozzá Renfer Péter.

 

Renfer Péter

 

 

 

 

 

info@nordconn.com

Az élmény számít! De mitől lesz jó a jelölt- és munkavállalói élmény?

HR és toborzó kollégák számára nem ismeretlenek az alábbi kérdések: Hogy tudok jobb jelölteket találni? Hogy tudom meggyőzni őket, hogy minket válasszanak? Mi az oka annak, hogy sokan mondanak fel a próbaidő alatt? Hogyan tudnánk itt tartani a munkavállalókat?

Mi, a Nordconn HR tanácsadói is sokat foglalkozunk ezekkel a kérdésekkel és segítünk megoldásokat találni az ügyfeleinknek. 2020.12.03-án előadást tartottunk a METU 5. féléves HR hallgatóinak, ahol átbeszéltük a különböző munkaerőtoborzási és –megtartási problémákatEzen felül különböző eszközöket is mutattunk, melyekkel mindezek megelőzhetőek. Egy nagyon lelkes csapathoz volt szerencsénk, akik szívesen osztották meg velünk személyes tapasztalataikat mind a toborzás, mind az onboarding területén. 

Hogyan lehet jobb jelölteket megtalálni és megtartani? 

A jelöltélmény már a jelentkezési folyamat első pontján megfogalmazódik. A piackutatások alapján minden harmadik jelölt panaszkodik visszajelzés hiányára, mint az egyik legfájóbb momentumára az álláskeresésnek. (Recruiter Moodmap, 2020) Jellemző az is, hogy ha van is visszajelzés az sok idő elteltével történik meg, addig is bizonytalanságban tartva a jelöltet. Sokszor előfordul, hogy habár a jelölt kap visszajelzést de ha elutasították nem tudja meg az okát. A hallgatók is egyetértettek ebben, illetve kiemelték, hogy nagy negatívum, ha sok (4 vagy akár 5) körös az interjúztatás, mert rengeteg időt felemészt és sok esetben indokolatlan is.

Recruiter Moodmap felmérése alapján a jelöltek 93%-át riasztja el a túl hosszú toborzási folyamat.

Ezen problémák mindegyikére megoldásul szolgálhat, ha jól szabályozott kiválasztási folyamatot alakítunk ki, határidőkkel ellátva. Ezáltal garantálhatjuk, hogy az egyes szakaszok nem húzódnak el túlságosan és a jelöltélményre is pozitív hatással lesz. 

pandémia hozományaként előtérbe került a technológiai felkészültség is, mint szempont. Mivel a járvány kitörése óta a szervezetek nagy része átállt a videóinterjúkra ez új, eddig nem tapasztalt problémákat okozott és okoz a mai napig. Ilyen például, amikor az interjúztató kolléga oldaláról különböző technikai problémákkal találkozik a jelölt (nincs kép és/vagy hang) és ezen problémák következtében vagy nincs elegendő idő meghallgatni a jelöltet, vagy szélsőséges esetben meghiúsul az interjú. Ez a helyzet ainterjúztató és a jelölt számára is kellemetlen, ezen felül a vállalat megítélését is rontja. Ezt azzal tudjuk megelőzni, ha alaposan felkészítjük az interjúztató kollégákat és szükség esetén támogató dokumentumokat is biztosítunk számukra, hogy kezelni tudják az ilyen nem várt, problémás helyzeteket. 

A jelöltkereséskor érdemes időről-időre jelöltcsatorna hatékonyság méréseket végezni és ez alapján újra-tervezni és optimalizálni a toborzási költségeket. Rengeteget spórolhatunk, ha tudjuk, honnan jönnek a jó jelöltjeink és hogy melyek azok a csatornák, melyek nem váltották be a hozzájuk fűzött reményeket.  Javíthatja az eredményességet az új kampányok A/B tesztelése, illetve új, korábban nem használt toborzási csatornák bevonása is. A nagyobb elérésen és jelöltszámon túl ezeket a megoldásokat költséghatékonysági szempontból is érdemes alkalmazni.  

Mitől lehet eredményesebb a beillesztési folyamat? 

Tanulmányok tucatjai foglalkoznak az onboarding, a szakmai és szociális integráció fontosságával. Ahogy korábban bemutattattuk a jelölt már a jelentkezés és az interjúk során elkezd kialakítani egy képet a vállalatról. Azonban az első igazán meghatározó, a munkavállalói élményét befolyásoló események az ajánlatelfogadás pontjától kezdődnek. A munkavállalók 90%-a a próbaidő alatt tapasztaltak alapján dönt arról, hogy szeretne-e továbbra is a vállalatnál dolgozni. (Talentsoft, 2020)

A hatékony onboarding folyamatban részt vett kollégák közel 90%-áról elmondható, hogy nagyon elkötelezetté váltak mind a munkájuk, mind a szervezetük iránt.  

A hallgatók is megosztották a különböző integrációs programokkal kapcsolatos tapasztalataikat. A hallgatók nagyjából fele mondta, hogy habár már több vállalatnál is dolgoztak nincsenek pozitív onboarding élményeik, mivel csak a minimális szintű támogatást kapták meg a munkába lépést követően. Saját maguknak kellett feltérképezniük a szokásrendet, a közvetlen vezetőjükön kívül nem mutatták be őket másoknak. Akiknek jó tapasztalatai voltak, kiemelték, hogy minden esetben már úgy érkeztek meg új munkahelyükre, hogy érezték, várták őket. A rendelkezésükre álltak a munkaeszközeik, megkapták a munkájukhoz szükséges jogosultságokat, körbevezették őket és bemutatták őket a közvetlen kollégáiknak. Saját tapasztalataikból merítve is megerősítették, hogy az élmény a legmeghatározóbbHogy érzem magam? Hogy viszonyulnak hozzám? Mennyire vagyok tisztában a felém irányuló elvárásokkal?” 

A munkavállalói élményre munkáltatóként, HR-esként közvetlen ráhatásunk van. A jó élmény alapja egy jól meghatározott integrációs folyamat megtervezése, ami az ajánlat elfogadásától legalább a próbaidő végéig tart.

A munkavállalók gyors felzárkózását és beilleszkedését különböző szakmai és szociális integrációs programokkal is támogathatjuk. Emellett a jól kialakított mentor és buddy programoknak több előnye is van: a vezetők tehermentesítése, ezzel egy időben szakmai és fejlődési támogatás; gyorsabb beilleszkedés a csapatba, ezen keresztül pedig a vállalati kultúrába. Az új belépő és a szervezet szempontjából is sok előnnyel jár, ha segítők támogatják a beilleszkedést, mert biztonságérzetet ad az új kolléga számára, támogató környezetben gyorsabban tanulja meg a folyamatokat, így a tényleges értékteremtő folyamat is korábban kezdődik. Annak érdekében, hogy minden a helyén legyen, amikor megérkezik az új kolléga érdemes check-listákat használni, hogy az integrációs folyamat minden szereplője tisztában legyen azzal, hogy mikor mi a feladata. 

Összefoglalva az eddigieket elmondható, hogy minden, a toborzási és/vagy a beillesztési folyamatban részt vevő kolléga az alapján dönt, hogy milyen benyomások érték, hogy érezte magát. Ezért javasoljuk, hogy minden szervezet szánjon időt arra, hogy alaposan megtervezze ezeket a szakaszokat, hiszen ez a titka annak, hogy a meg tudjuk tartani a jó szakembereket, ha már sikerült megszerezni őket. Tanácsadói projektjeink során ügyfeleinkkel komoly sikereket értünk el a különböző toborzási és integrációs folyamatok fejlesztése által. 

 

info@nordconn.com

Erőforráselosztás, mint versenyelőny a piacon

Nagy dilemmát tud okozni, ha tanácsadóként van szakmai meggyőződésed és van rá terméked is. Nehezen tudsz hiteles érvelést bemutatni, mivel a véleménynyilvánítás a saját terméked felé húz.

A szakmai meggyőződésnél fontos, hogy egyik oldalra se húzzon az ember. A terméknél pedig fontos, hogy végülis próbálja népszerűsíteni azt, amit árul.

Mi is így futottunk neki a Recruitech Blue 2020-as eseményének.

Az első 10 percben Székely Vilté mutatta be a Joblinkent, a legfrissebb magyar toborzási appot és kombinált karrierportált.

Ezután kezdődött egy szakmai kerekszatal, ahol dr. Lőrincz Andorral és Tallér Botonddal beszélgettünk a mai legdivatosabb témák mixéről: adatvezéreltség, toborzás, erőforráselosztás. Andor a KÉSZ Csoport HR igazgatója. Jelenleg a 2020-2022 évre szóló humán stratégia megvalósításán dolgozik, amelynek főbb területei a stratégiai erőforrás menedzsment és az adatvezérelt működés kiépítése. Botond az Auchan Magyarország szervezetfejlesztési managere és az ő és kollégái nevéhez és elkötelezettségéhez köthető új karrierportál és toborzási platform (ATS) országos bevezetése.

A kerekasztal kitért:

  • Hogyan szerez a HR információt arról, hogy az üzleti területeknél erőforráshiány keletkezik?
  • Hogyan támogatja a HR az üzleti területeket abban, hogy az erőforrásgazdálkodás minél hatékonyabb legyen?

Az erőforráselosztás nem HR és nem üzleti kérdés, hanem egyértelműen a cégvezetés számára is érdekes és releváns tevékenység. Miért?

Ma két hasonló, versenyben levő cég közül az jut előrébb, aki a szabadon maradt energiáit jobban tudja összpontosítani, szervezni. Az lesz erre képes, aki nem sejtés, hanem konkrét számok, adatok, információk és riportok alapján tud döntést hozni.

A kereksztal további témái voltak:

  • Az erőforráselosztást nehezítő fluktuáció és felmondások hogyan pótolhatók toborzással?
  • Hogyan érdemes ma toborozni, nyitott pozíció vagy skill alapján?
  • A reskilling és upskilling trendek hogyan építhetők be a következő években az erőforráselosztásba?
  • Sejtés vagy riportok támogatják jobban a vezetői döntéshozatalt?
  • Milyen információra van szüksége a HR-nek és az üzleti területnek ahhoz, hogy hatékonyabb legyen erőforráselosztásban?

Renfer Péter

info@nordconn.com

Recruiter moodmap kutatás 2020 – Az eredmények

A HR Fest az egyik legnagyobb magyar közösségi HR esemény. A humán szakmabeli dolgozóknak megteremti azt a közeget, ahol az érdeklődők és a szakmabeliek könnyedén és sikeresen tudnak kapcsolódási pontokat létrehozni. Divatos szóval egy platform, ahol meg lehet osztani a tapasztalatokat, élményeket, fel lehet tenni a kérdéseket egymásnak. Kiemelkedő sajátossága a közvetlenség. Jó érzés ebben a hatalmas szakmai tudással rendelkező közegben elvegyülni, ami mégis informális és kikapcsolódási lehetőséget biztosít a szakmázás mellett.

November 4-én a Recruitment moodmap 2020 – Az eredmények című online kerekasztal-beszélgetésen elemeztük az egyik legerősebb 2020-as magyar kutatást, a Big Recruiter Survey 2020 eredményeit és az ehhez kapcsolódó jövőre vonatkozó megállapításokat. A beszélgetésen Kelliár Zsolt vett részt a Talentuno csapatából és Baltay Kristóf a ChatBoss Team-ből, illetve Renfer Péter a Nordconn és a Joblinken CEO-ja.

A kerekasztal a következő témákat foglalta magába:

  •  2020-ban a járvány éve alatt hogyan alakult a toborzás és a következő években mi várható?
  • A HR technológia hogyan tudja ezt segíteni?

A Joblinken csapatát leginkább érintő pont az utolsó kérdés volt. A HR technológiában hogyan mennek előre a cégek, valósággá válik e a sokszor említett szöveg: „A HR digitalizációja lemaradt” és lehet-e ezt segíteni, gyorsítani?

A vállalatok és a toborzó cégek nagyon különböznek a mai világban, a toborzó cégek előrébb járnak a toborzás digitális támogatása kapcsán, a vállalatok lemaradtak. A toborzó cégeknek az 50%-a használ recruitment eszközt, míg a vállalatoknak a 39%-a. A vállalatok maradék 52%-a tervezi az ATS bevezetését, vagy nem is tervezi bevezetni. Ami nekünk azt üzeni, hogy

jelenleg a vállalatok 60%-ánál tisztázatlan, nem egyértelmű a jelöltkezelésnek a módja és nincs rá pillanatnyilag digitális támogatás.

Lehet rajta fejleszteni! Hogyan?

A GDPR kapcsán is fontos, hogy ne több helyen kezeljük a jelöltek adatait. Ma már minden vállalat kötelessége, hogy a személyes adatok nyilvántartásáról is vezessen nyilvántartást. Több táblázat, több felület borzasztó nehézségeket tud okozni. Több helyen vezetett nyilvántartás nem csak a GDPR-t érinti, hanem a konzervált rendetlenség jele is. A nem egységes kommunikáció rontja a jelöltélményt. A nem megfelelő a jelöltélmény az egész cég arculatát, brandjét rombolja és végső soron, mint vonzó munkahely nehéz megjelenni.

Akinek nincs jó jelöltkövető rendszere, az saját magát hátráltatja a legnagyobb piacon, a vonzóság piacán.

Forrás: Moodmap2020 kutatás

A cégek megítélését nem csak a külső kommunikáció határozza meg. Általánosan a cégeknek sokkal jobb a saját karrierportáljukról alkotott véleménye, mint a publikumnak. Ami félrevezeti a céget, mert ahogy mondani szokták: „amit gondolnak rólad azt kell kezelned”. Valóságnak kezelik a jelöltek azt, amit kívülállóként látnak rólad. Ezért sok vállalat úgy veszít jelöltet, hogy nem is tud róla.

A kutatásban kiderült, hogy a válaszadók 93%-a szerint a bonyolult kiválasztási folyamat nem kedvez a munkaerőkeresésnek és a bonyolultság elriasztja a jelentkezőket.

A kiválasztási folyamatnál két faktort vesznek figyelembe a cégek. Egyrészt magának a folyamatnak a bonyolultságát, másrészt a folyamat átláthatóságával kapcsolatos járulékos időket, ami annyit jelent, hogy tisztában vannak-e a jelölt jelenlegi státuszával és visszakövethető-e a folyamat? A cégek a nem transzparens működéssel rengeteg időt és energiát használnak fel. Egy kész toborzási szoftverben ott lenne az azonnali válasz.

A jelöltek túl magas fizetési igényei messze a legnagyobb kihívás a toborzás során 2020-ban.

Míg 2019 óta 6%-kal több jelölt fogható be egy pozícióra, ugyanúgy 18%-kal nőtt az átlagos fizetési igény.

Forrás: Moodmap2020 kutatás

A felsorolt 12 nehézségi pontból 5 probléma arra terjed ki, hogy a jelöltkeresés sok adminisztrációs és egyéb feladattal jár, amit ATS toborzó alkalmazásokkal ma ki lehetne váltani. Az ATS bevezetése mérföldekkel megkönnyíti a toborzási munkát és ATS rendszer nélkül a legtöbb 2020-ban is felmerülő kihívás nem oldható meg.

Nem szabad félni a digitalizációtól, bele kell vágni és ott kell elkezdeni, ahol a leghamarabb lehet eredményeket elérni, például a toborzásnál és a karrierportálokon. 2020-ban és a elkövetkező években, a HR, a branding és a marketing területek szorosan összefonódnak az üzleti eredményességgel. A jelöltek nem oda jelentkeznek, ahol szabad pozíció van, vagy ahol a legnagyobb szükség van rájuk. Oda jelentkeznek, ahol a legvonzóbb a kezdeti kép és legérdekesebb a karrier maga. A hiba költséges. A kezdeti pozitív kép kialakításában fontos tényező a karrierportál és az ATS.

Ne felejtsük el, hogy munkáltatói verseny van ma. Nem az a lényeg, hogy a legjobbak legyünk, hanem az, hogy a versenytársainknál próbáljunk vonzóbb, érdekesebb karriert nyújtani. Azt tanácsoljuk a HR-esnek és a vállalati vezetőnek, hogy induljanak el azok az őszinte beszélgetések, amin kimondjuk azokat a kritikákat például a karrierportálunkkal kapcsolatban, hogy nem elég vonzó, nem vagyunk túl jó munkahely a piac szerint. Ez a kezdet, ez az alapja mindennek.

Azok a legjobb beszélgetések, ahol valahogy megváltozik az embernek a gondolkodásmódja, és ezen az eseményen ez jött létre.

Renfer Péter

forrás: Big Recruiter Survey 2020

info@nordconn.com

Toborzási tölcsér: Kívánt vagy nem kívánt átláthatóság?

A toborzási tölcsér riport transzparenciát hoz a szervezetbe. Sokaknak pont a transzparencia az, ami miatt ellenérdekeltté válnak?  

Több üzleti megbeszélésen is tapasztaltuk már, hogy a szervezet toborzási folyamatait egy ábrán bemutató toborzási tölcsér megítélése eltérő a cégek különböző szervezeti szintjein. A diagram ugyanis könnyen átlátható módon világít rá a toborzási rendszer (ATS) adatai alapján a vizsgálandó területekre, beleértve az esetleges problémákat, amelynek kimutatása nem minden szereplő számára kívánt eredmény. 

A toborzási tölcsér rámutat, hogy egy vállalat nyitott pozícióra mennyien jelentkeztek, ebből mennyi jelöltet hívtak be az interjúra, majd hányan kaptak ajánlatot, és végül hány új dolgozót vettek fel a jelöltek közül. Azaz a tölcsér átláthatóvá teszi annak folyamatát, hogy melyik ponton veszíti el a cég legnagyobb arányban a jelölteket – akár összességében, akár egy adott pozícióval kapcsolatban. 

Ezáltal a kimutatáson keresztül elemezhetővé válik, hogy mi okozta a folyamat során a jelöltvesztést. Attól függően, hogy a tölcsér melyik szakaszán veszíti el a cég a legtöbb jelöltet, kérdésként vetődhet fel a vizsgálat soránhogy például miért működik kevésbé hatékonyan az előszűrés. Ezenkívül rámutathat az elemzés, hogy nem derül ki minden szükséges információ az interjúk során, ezért a jelöltek közül sokan visszautasítják az ajánlatot.

Továbbá fény derülhet arra, hogy átlagosan túl sok idő telik el az egyes toborzási szakaszok között, és ezért a jelöltek végül olyan céget választanak munkahelyként, amelyek gyorsabban bonyolítják le a toborzást.

Ha a kérdéseket sikerült megválaszolni a vizsgálat során, és javítani a problémát okozó folyamatlépést, akkor az jelentősen javítja a jelöltélményt, és ezáltal növeli a cég hatékonyságát. A folyamatjavítás eredményeként gyorsabban lehet egy jelöltből munkavállaló, és a toborzás minősége is növekszik, mivel az ideális jelöltek nem fognak más céget választani a lassú reakcióidő vagy a javítandó folyamatlépések miatt. 

Azt tapasztaltuk, hogy a toborzási tölcsér kimutatás elkészítését mégsem szeretné a folyamat minden szereplője, vélhetően mivel a folyamat átláthatóbbá tételéből következő transzparencia nem mindenkinek érdeke. A folyamatok javítása akár egy-egy HR-es elbocsátásával vagy napi feladatainak megváltozásával is járhat. Úgy érezzük, nem minden csapat szeretné vállalni a toborzási tölcsér által lehetővé tett ellenőrzést. 

Nálatok működik toborzási tölcsér riport? Hogyan használjátok a napi munkában, hogy az mindenkinek komfortos és hasznos legyen? 

info@nordconn.com
hrdigi@nordconn.com

Beléptetés/kiléptetés – aranyszabályok és ötletek

Üzleti HR cikksorozatunkban átnézzük a legfontosabb HR-folyamatokat. Mai témánk a be- és kiléptetés. Ami miatt különösen érdekes ez a terület, az az, hogy ezt a folyamatot kollégánként csak egyszer lehet – jól vagy rosszul – elvégezni. De hogyan lehet „jó”?

Nézzük meg, mi kell egy megtervezett és emberileg szimpatikus be- és kiléptetési folyamathoz. Vagy más néven on/offboarding folyamathoz.

Az első nap élménye

Dolgoztam egy vállalatnál, ahol az első napomon egy céges ajándékcsomag és egy füzet várt az asztalomon a megérkezésemkor, rajta egy üzenettel: Üdv nálunk! Éreztem, oda tartozom. Ezután a közvetlen felettesem körbevezetett, bemutatott a kollégáknak, elmondta a csapatnak a felelősségi köreimet. Ezután leültünk beszélgetni, elmondta a feladataimat, megmutatta az eszközöket, felületeket. Biztosított róla, hogy kereshetem, ha kérdésem van, és így is történt. Csapattaggá váltam az első pillanattól kezdve.

De úgy is történhet az első nap, hogy nincs eszköz, nincs meg a szerződés, nem foglalkoznak az emberrel, és kölcsönösen szerencsétlenül alakul a kommunikáció, bevezetés.

A sikeres beléptetést a jól szabályozott folyamat és az érthető emberi tájékoztatás határozza meg.

Amikor az első nap már nem az első napon kezdődik

Sajnos egyre nagyobb arányban érhető tetten a „no show-up”, azaz a felvett munkavállaló nem jelenik meg az első munkanapján. Biztosítani, hogy az új kolléga valóban meg is érkezik az új munkahelyre, egyszerűbb, mint gondolnánk. A lehetőségek munkakörtől függően változhatnak, mégis érdemes általánosságban áttekinteni. Amellett, hogy az interjúk között is tartjuk a kapcsolatot és visszajelzéseket kérünk, a kommunikációra és annak sűrűségére az ajánlatadáskor még jobban oda kell figyelnünk. Ebbe a vezetőket is bele kell vonnunk, nekik is bele kell férnie a napjukba egy kétperces telefonnak ajánlatadás után, hogy erősítsék a várakozásérzést a jelöltben. Hívjuk fel őt, a részleteket beszéljük át, minden adott-e ahhoz, hogy a megbeszélt napon munkába álljon.

A beléptetés ebben a szakaszban jól segíthető egy digitális adatbekérővel. A leendő kolléga egy webes (védett) űrlapon megadja az adatait, hogy mire elérkezik az első napja, a kitöltött szerződés aláírásával kezdhesse azt.

Kinek a feladata a jó beléptetés?

Elsőre azt gondolhatnánk, hogy a beléptetés a HR/ munkaügy feladata. A HR feladata az, hogy biztosítsa az összhangot a toborzás-kiválasztás és az onboarding között, illetve, hogy nyomon kövesse az új belépők beilleszkedését a szervezetbe. Azonban a folyamat sikeressége az onboardingban részt vevő többi (támogató) személyen is múlik, köztük a kollégákon, mentoron, feletteseken, mivel ők azok, akikkel az új belépő napi interakcióban áll.

A HR-osztály különleges feladata, hogy a beléptetéshez lehetőleg buddy vagy mentorprogramot alakítson ki, amivel az új belépő támogatása személyessé és így sikeresebbé tud válni.

Mire kell még figyelni?

Számos olyan fájó pont van egy onboarding folyamat során, amire érdemes figyelmet fordítani. Ilyenek többek közt, hogy a HR nem tudja nyomon követni sem az új belépő beilleszkedésének, sem a mentorok tevékenységének sikerességét, munkájának hatékonyságát.

Az események szervezése és meghirdetése is – a megfelelő, mindenki által hozzáférhető elérési utak, csatornák hiányában – körülményes feladat. Egy 2018-as, kékgalléros munkavállalókra vonatkozó fluktuációkutatásból kiderült, hogy manapság a munkavállalók felmondásának az elsődleges oka az, hogy csalódnak a munkáltatóban, mert nem tartja be a számukra tett ígéretét. Ezért fontos, hogy a beléptetési feladatlista valóban az ígért munkakörre legyen szabva.

Excelben vagy papíron vezessük?

Az onboarding szervezésének jó eszköze a beléptetési ellenőrzőlista, ami egy előre megszabott felsorolás arról, hogy az új kollégának milyen tevékenységeket kell elvégeznie, kivel kell találkoznia, milyen oktatásokon kell részt vennie, milyen eszközöket, kulcsszavakat kell átvennie, mindezeket milyen határidővel és kivel kell végrehajtania. Az egyszerűbb megoldások papíralapú „sétálócédulák”, amelyek bekerülnek a kolléga mappájába. Jobb esetben egy program vezeti végig a kollégát a folyamatokon és szervezi a következő lépéseket.

Digitális megoldásokkal természetesen jobb a szervezettség. A beléptetés, majd az azt követő időszak fontos eleme nyilvántartani, hogy milyen céges „vagyontárgyakkal” rendelkezik a kolléga.

Mire kell figyelni kiléptetéskor?

A mai cégek nagy része sajnos elmaradt abban a tekintetben, hogy a kilépő kollégától teljeskörűen visszakérje az átadott eszközöket. A tárgyi eszközökön túlmenően gondot kell fordítani a belépés után, az eltelt évek alatt átadott dolgok szisztematikus visszakérésére, illetve a nem tárgyi eszközökre is, mint például jogosultságok, kulcsszavak, céges e-mail-fiókok sorsának rendezése. Természeten egy password-öt „visszakérni” nem lehet, azonban kilépéskor a password cseréjével a cégnek biztosan lesz feladata.

Mi a helyzet a remote munkavégzéssel?

A vírushelyzet miatt a digitális megoldásokra megnövekedett az igény. A cégeknek már nem elég a toborzást digitális megoldásokkal végezni, hanem arra is lehet számítani, hogy a kolléga úgy lép be, és végzi a munkáját, hogy mindvégig egyetlen személyes találkozó sem történt. Egy ilyen folyamatot kizárólag a sok résztvevő között megosztott, digitális onboarding appokkal lehet megvalósítani, amely a vírushelyzet megszűnésével is alkalmas lesz az on/offboarding hatékony támogatására.

Szerző: Renfer Péter – HR szakértő, Nordconn, Szakterülete a toborzás, a beléptetés és a teljesítményértékelés

Jelen cikk a Munkajog szaklap októberi számában teljes szakmai egészével jelent meg.

info@nordconn.com

Mit nyerünk egy jó teljesítményértékelési folyamattal?

Minden vállalat a növekedés és a fejlődés során többször is eljut arra a pontra, ahol a kollégák céljainak meghatározása már nem történhet szervezetlenül. A célkitűzési és a teljesítményértékelési folyamat tisztázása nélkül ma egy vállalat nehezen éri el a céljait. Egy jól kitalált folyamattal – akár kisvállalatról van szó, akár egy multicég csapatáról – sok fejfájást spórolhatunk meg magunknak, a kollégáinknak és nem utolsósorban a vállalat jogászainak is.

Mit nyerünk egy jó teljesítményértékelési folyamattal?

Számos kérdés merül fel bennünk munkáltatóként: Mennyi bér jár egy kollégának, kit milyen módon tudunk kollégaként megtartani, milyen karriert biztosítsunk számukra, ki kapjon idén bónuszt, kitől váljunk meg? Kit hogyan motiváljunk, mivel honoráljuk az eredményeket?

A fentiek mindennapos vagy rendszeresen visszatérő kérdések. Az ezekre adott egyértelmű válaszok ma egy minőségi munkahely ismérvei. Ezért nem lényegtelen, hogy vezetőként ezekre a kérdésekre csak sejtések és homályos elképzelések alapján tudunk válaszolni, vagy jó esetben konkrétumokat tudunk alapul venni. Vagyis meg tudjuk-e határozni, hogy mik az adott munkakörben a teljesítmény mutatói, az értékelés szempontjai. Hogyan adjuk ezt át a munkavállalók részére, és a teljesítményt hogyan honoráljuk, legyen szó akár pozitív, akár negatív végkifejletről a munkavállaló számára.

A munkavállalók szempontjai – egyértelmű munkaköri célkitűzések

Mint ismeretes, a jó kollégák megtartásának legjobb módja a karrier és a fejlődés támogatása, a csalódást okozó helyzetek elkerülése. Bármilyen
munkakörről is legyen szó, kölcsönös egyetértésnek az alapja, ha valóban elkészül egy megállapodás a kolléga célkitűzéseire vonatkozóan.

A munkavállalók számára akkor jó egy célkitűzési és teljesítményértékelési megoldás, ha:

  1. könnyen érthető, meghatározott célokat foglal magában,
  2. konkrétan fogalmaz, akár számszerűen, akár fogalmilag,
  3. olyan célt fogalmaz meg, amelyért tenni és küzdeni kell,
  4. ugyanakkor reálisan elérhető, valóban megvalósítható nehézségű feladatot jelent.
  5. mond egy határidőt, hogy a feladattal mikorra kell elkészülni.

A munkavállaló céljait az időszak elején, a fentieknek megfelelően, 5–7 cél mentén érdemes meghatározni. Így egy kölcsönösen egyértelmű értelmezést kapunk a vezető és a kolléga között.

A munkáltató szempontjai – tiszta vállalati célok

Hétköznapi egyszerűséggel fogalmazva a vállalat célja nem más, mint hogy a kollégák a saját tudásuk és képességeik mentén járuljanak hozzá a közös
sikerhez. Ezt kimondani könnyebb, mint megvalósítani, és általában külön projektben végezzük el ezt a fajta szakértői munkát. Ahhoz, hogy egy többszintű szervezetben ez a logika megvalósuljon, az szükséges, hogy a magasszintű vállalati célokat bontsuk alá egyszerűbb, konkrét munkavállalókhoz rendelhető célokra. A lebontás kövesse a vezetői szint – csapat szint – egyéni szint logikát. A kollégák belső mozgása (előléptetés, munkakörváltás) és a fluktuáció miatti változások szükségessé teszik, hogy újakat toborozzunk a csapatba. A kollégák korábbi teljesítményértékeléseinek áttekintése ekkor nagy segítség, mert abból tudjuk összesíteni, hogy milyen szakértelmet, milyen szinten kell pótolni.

Mikor történik teljesítményértékelés?

A hagyományos módszerek az évente vagy félévente történő formális értékelést említik. Azonban a formális értékelések mellett jelentősebb eredményt hoznak az időközi személyes és konkrét visszajelzések. Belátható, hogy a sűrű személyes – vagy legalább online – beszélgetéseknek kiváló megtartó ereje van, a kolléga joggal érezheti, hogy a csapat fontos tagjaként tartozik az egész céghez.
A teljesítményértékelés lényege a folyamatosság és rendszeresség. Ezért fontos, hogy a megtörtént beszélgetések lényegét vagy az írásos értékeléseket tároljuk és a következő időszak célkitűzéseikor vegyük elő, nézzük át. Egy kolléga karrierjének kiváló támaszt nyújt, ha hónapokra, évekre visszamenőleg tudjuk követni, hogy milyen célokat tűzött ki és hogyan haladt bennük, illetve milyen jövő várhat rá.

A teljesítményértékelés jogi vonzata – kölcsönös tárgyalási alap

A világos és átlátható, a valós teljesítményt leképező értékelések a későbbiek során is aranyat érhetnek. Ha például a felmondás összefüggésben áll a munkavállaló folyamatos rossz teljesítményével, az esetleges későbbi munkaügyi perben a munkáltató bizonyítékkal tud szolgálni arra nézve, hogy a felmondás valós és okszerű volt.

Ugyanígy szükség lehet rá, ha a munkavállaló munkajogi igényt kíván érvényesíteni az értékelés tartalma miatt. Ha az értékelés kapcsán az egyenlő bánásmód követelményeinek megsértésére hivatkozik a munkavállaló, szintén hasznos lehet arra hivatkozni, hogy az adott munkakörben mindenkit ugyanazon objektív szempontok alapján, a teljesítményre fókuszálva értékeltek.
A fentiek miatt a teljesítményértékelés dokumentumait érdemes addig tárolni, amíg a munka törvénykönyve alapján ahhoz kapcsolódóan munkajogi
igény érvényesíthető.

Továbblépés

Mint láthattuk, a célkitűzéseknél fontos az összhang a vállalati célok és a kollégák szakértelme, munkaköre között. A teljesítményértékelés lelke pedig a folyamatosság és rendszeresség. Mindenesetre, bármilyen célkitűzéseken is gondolkodnak, tartsák szem előtt, hogy a rendszer egyszerű és könnyen
érthető legyen. Sok sikert!

Szerző: Renfer Péter, HR szakértő, Nordconn – Szakterülete a toborzás, a beléptetés és a teljesítményértékelés

Jelen cikk a Munkajog szaklap novemberi számában teljes szakmai egészével jelent meg.

info@nordconn.com

Mit ér a digitalizáció, ha marad minden a régiben?

Egy toborzási rendszer bevezetése a folyamatok egységesítését is magával hozza – ha van rá befogadókészség.

Gyakran felmerülő kérdés, hogy a digitalizációt célzó kezdeményezés a vezetői oldalról vagy a HR terület munkavállalói részéről értékesebb. A sikeres informatikai fejlesztés érdekében mindkettő alapvető fontosságú, hiszen a felhasználói és a finanszírozói, döntéshozói oldal hozzáállása egyaránt lényeges. Tapasztalataink alapján azonban különös jelentőséggel bír a vezetői elkötelezettség.

Toborzási rendszerünk (ATS fejlesztésünk) bevezetése kapcsán ugyanis azt tapasztaltuk, hogy döntő fontosságú volt a vezetőség véleménye a digitalizációval járó, folyamatokra ható változásokkal kapcsolatban. A digitális megoldás előtti időszakot az illetékes HR-esek által helyben szokásos módon vezetett és tárolt táblázatok jellemezték, amely a vezetőség számára egy átláthatatlan rendszert jelentett és egy olyan módszert, amelyet kizárólag az ismer, aki azzal dolgozik.

Az igényfelmérést célzó workshopjainkon gyakran derült fény olyan különbségekre, mint például az interjúkörök maximális-minimális száma, vagy hogy hány nap telhet el legfeljebb egy CV beérkezése és az előszűrés között.

A fent említett vezetői hozzáállás, az egységesítés igénye nagyban megkönnyítette a toborzási rendszer bevezetését, hiszen emiatt a szemlélet miatt már nem kellett a kivételes használati esetekhez igazodni. Ezekben a szituációkban a vezetőség felvállalta, hogy a folyamatbeli problémákat nem az informatikai rendszer oldja meg.

A digitalizáció ebben az esetben az egységesítést, a folyamatok egyszerűsítését hozta magával, és így megkönnyítette az együttműködést a vállalaton belül dolgozó HR-esek közt.

Tapasztalataink szerint azonban a különféle szervezetek vezetőinek másféle az elkötelezettségi szintje. Ahol ez egységesítést magába foglaló újításra törekvés hiányzik, és a kivételek erőltetése továbbra is az irányvonal, ott túlbonyolított rendszerek születnek. Ezeknek a hátránya, hogy a működésüket idővel egyre kevesebben ismerik. Ha időközben a munkakört már más személy tölti be, akkor ez a probléma még súlyosabbá válik.

Az egységesítés természetesen nem jelenti azt, hogy ne lehetne eltéréseket kezelni, ezt azonban érdemes olyan szinten tartani, amelyet jól lehet kezelni a beállításokban, például mennyi idő után írjon ki a rendszer figyelmeztetést, ha az előszűrés vagy az interjú még nem történt meg. Számos esetben viszont ennél bonyolultabb kivételkezelési igények fogalmazódnak meg, amelyek nemcsak a fejlesztési időt, de a költségeket is növelik.

Mit tapasztaltok, nálatok mennyire elkötelezett a vezetőség a digitalizáció iránt, és mennyire sikerül a kollégáknak változtatni az egységes folyamatok érdekében a napi feladatokon? A digitális megoldásoknak sikerült megkönnyíteni a mindennapi munkát?

 

info@nordconn.com
hrdigi@nordconn.com