Melyek a legfontosabb területek?
Ma a digitalizációs projektek 70%-a bukással zárul. Mit tud jobban, aki sikerrel szerepel ebben a versenyben?
Honnan tudja, mit kell „digitalizálni”? Hol rontja el a többség?
Melyek azok a területek, ahol már lehet mások tapasztalataira építeni? Cikksorozatunk első része abban ad támogatást, hogy bemutassa a HR digitalizáció legfőbb témáit, területeit.
Mi az a digitális HR?
A cégek digitalizációs átalakítása az, amikor üzleti eredményesség növelése érdekében IT megoldásokat vezetünk be és egyben a folyamatot is javítjuk. Sikeres digitalizáció az, amikor a kollégák a megoldásokat használják is, és valóban időt és fáradságot takarít meg a számukra.
HR területen a digitalizációról akkor beszélünk, amikor az átalakítást a toborzás, megtartás, hatékony munkavégzés és más HR funkciók támogatása érdekében vetjük be.
Könnyű kezdés, izzadságos siker
Ma a digitalizációtól hangosak a közösségi portálok, a sajtó. A zaj hatalmas, azt az érzetet kelti, hogy aki elindul a digitalizáció útján, sikerrel jár.
A cégvezetők legfőbb álma egy zökkenőmentesen száguldó folyamat, amely termeli a profitot. Nehéz ma nem elhinni, hogy a digitalizációs törekvések sikerre jutnak. Ezért sokan döntenek úgy, hogy a céges tevékenységek támogatására egy-egy alkalmazást választanak, amitől azt remélik, hogy a hatékonyságot javítja. Munkáltatói szempontból egy ilyen cég vonzóbb munkahely válik. Szinte biztos befektetésnek tűnik a jövőbe az app kiválasztása és bevezetése.
A problémák akkor jelentkeznek, amikor a kollégák úgy döntenek, inkább nem használják az új appokat. Nem értik, nem szeretik, nem merik. Ekkor szokták a résztvevők megérteni, hogy a digitalizáció nem egy informatikai, műszaki projekt, hanem emberekre, tevékenységekre épülő komplett program.
Nézzünk most néhány HR digitalizációs területet!
Toborzás
A toborzó rendszerek – ez a kategória az ATS (Applicant Tracking System) – a nyitott pozíciók betöltését teszik könnyebbé. A jelölt jobb eséllyel kap visszajelzéseket. A toborzó időt takarít meg a kiválasztással, kulcsszavas kereséssel, szűrésekkel, a cégvezető gyorsabban tájékozódik a felvételekről. Könnyebb az előszűrés, interjúszervezés, kiválasztás, jelöltkezelés, tesztkiküldés, értékelés. A fejvadász ügynökségekkel az elszámolást is megkönnyíti. Nem „kézzel” kell a GDPR-nak megfelelni, a CV-ket megbízhatóan lehet tárolni. Búcsút lehet inteni az Excel-es, email-es kényszermegoldásoknak, a mindennap órákat felemésztő keresések jelentős hányadának is.
Ma egy igényes munkahely egyik fő ismérve, ha a toborzásra rendszert használ. Magyarországon a cégek 50%-a használ toborzó appot, melyek 65%-a automatikusan készíti a toborzási kimutatásokat. Az arány hűen mutatja, hogy van tere a fejlődésnek, így érdemes jól átgondolni és belekezdeni.
Beléptetés, kiléptetés
Az új kollégák belépésének szervezése embert próbáló, hatalmas adminisztratív feladat. A hibalehetőség jelentős, és a munkaviszony elején a csalódás veszélye is fennáll hibázáskor. A vezetővel, csapattal való találkozás, eszközök, hozzáférések átvétele, az új belépő képzéseken való részvétele komoly beléptetési folyamatot, szervezést és kiszolgáló informatikai eszközt követel meg. Ugyanakkor hazánkban mindössze a cégek 40%-a állítja, hogy rendelkezik leírt, fix onboarding folyamattal. Mentor vagy buddy programot a cégek negyede alkalmaz.
Kilépéskor szintén szükséges egy konkrét listát látni, hogy milyen eszközöket, jogosultságokat kell visszavenni a kollégától. A DigitalGroup kutatása alapján a cégektől kilépő kollégák egyharmadának marad ma hozzáférése az előző munkahelye állományaihoz*.
HR Analitika
Ahogy mondani szokták, konkrét adatok nélkül nem információnk van, maximum véleményünk. Hitem szerint egy mai modern HR vezetőnek, HR munkatársnak is jár az adatelemzéshez szükséges szaktudás. Az a HR vezető, aki érti az üzlet működését, és ehhez elő is tudja állítani (állíttatni) a legfontosabb jelentéseket, kimutatásokat, annak nem kell bizonygatnia, hogy helye van a board-ban.
Az analitika a HR fő funkcióira terjed ki és méri többek között a következőket: toborzási eredményesség, átfutási idők, fluktuáció és megtartási arány, foglalt/szabad kapacitások, kompetencia vagyon, illetve hiány, képzések, teljesítményértékelés, bérek és persze még számos egyéb terület is idetartozik.
A HR analitika a kiaknázható céges adatvagyonra épül és abból nyeri ki a fenti mérőszámokat.
Chatbotok
A pár éve még ritkaságnak számító chatbotok pályája felívelt. Sok cég ismerte fel az időmegtakarítás lehetőségét ezeknek az eszközöknek a segítségével. A chatbotok jó szolgálatot tesznek a sokszor ismételt kérdések, közhasznú információk, egyszerűbb kérdések megválaszolásában a dolgozók számára, valamint a toborzásban is segítséget tudnak nyújtani. A chatbotok elfogadottsága folyamatosan emelkedik, sokan eleve nem keresik a személyes kommunikációt a kapcsolatfelvétel elején.
Mivel a mesterséges válaszok riasztóak is lehetnek, fontos a chatbotnál előre meghatározni, hogy a beszélgetésben meddig reagáljanak, és hol adják át ügyintézőnek a fonalat.
Teljesítmény menedzsment
A HR digitalizációnak ez a területe mára egyre inkább elterjedt. Számos közép- és nagyvállalat tartja fontosnak, hogy a kollégák konkrét célokat kapjanak, és a fejlesztésük is szervezett, egyeztetett és folyamatosan megbeszélt módon történjen. A jó folyamat és az alkalmazás segíti a céges, csapatszintű és személyes célok meghatározását, és vezeti az elért eredményeket, emellett lehetővé téve a visszajelzések kezelését. A megoldásoknak meglehetősen széles választéka érhető el, a komplexebbek a skill-ek/kompetenciák kezelésében is támogatást adnak, illetve kapcsolódnak képzési, illetve kompenzációs rendszerhez.
Képzés, fejlesztés
Ennek a HR területnek szerencsére Magyarországon sok sikeres digitalizációs példájával találkozhattunk, azonban most újra reneszánszát élik ezek a megoldások. A pandémia óta a távoli oktatást lehetővé tevő opciók felértékelődtek. A legfrissebb rendszerek kezelik a kollégák képzési igényeit, terveit, illetve a megszerzendő skill-ek köré szervezik a képzési anyagokat, vizsgákat. Ma a kollégák megtartásának egyik fő eszköze a képzés, így ennek a területnek a fejlesztése kiemelkedően fontos.
A cikk a 2021 októberi Munkajog szaklapban megjelent.
(Az operatív digitális személyügyi megoldások – dolgozói nyilvántartás, bérszámfejtés – cikkünknek nem terjedelme.)
Források: HRFest 2021, AIMultiple, The DigitalGroup 2020, PwC 2020.
Renfer Péter
