Beléptetés/kiléptetés – aranyszabályok és ötletek

2020.11.26.

Üzleti HR cikksorozatunkban átnézzük a legfontosabb HR-folyamatokat. Mai témánk a be- és kiléptetés. Ami miatt különösen érdekes ez a terület, az az, hogy ezt a folyamatot kollégánként csak egyszer lehet – jól vagy rosszul – elvégezni. De hogyan lehet „jó”?

Nézzük meg, mi kell egy megtervezett és emberileg szimpatikus be- és kiléptetési folyamathoz. Vagy más néven on/offboarding folyamathoz.

Az első nap élménye

Dolgoztam egy vállalatnál, ahol az első napomon egy céges ajándékcsomag és egy füzet várt az asztalomon a megérkezésemkor, rajta egy üzenettel: Üdv nálunk! Éreztem, oda tartozom. Ezután a közvetlen felettesem körbevezetett, bemutatott a kollégáknak, elmondta a csapatnak a felelősségi köreimet. Ezután leültünk beszélgetni, elmondta a feladataimat, megmutatta az eszközöket, felületeket. Biztosított róla, hogy kereshetem, ha kérdésem van, és így is történt. Csapattaggá váltam az első pillanattól kezdve.

De úgy is történhet az első nap, hogy nincs eszköz, nincs meg a szerződés, nem foglalkoznak az emberrel, és kölcsönösen szerencsétlenül alakul a kommunikáció, bevezetés.

A sikeres beléptetést a jól szabályozott folyamat és az érthető emberi tájékoztatás határozza meg.

Amikor az első nap már nem az első napon kezdődik

Sajnos egyre nagyobb arányban érhető tetten a „no show-up”, azaz a felvett munkavállaló nem jelenik meg az első munkanapján. Biztosítani, hogy az új kolléga valóban meg is érkezik az új munkahelyre, egyszerűbb, mint gondolnánk. A lehetőségek munkakörtől függően változhatnak, mégis érdemes általánosságban áttekinteni. Amellett, hogy az interjúk között is tartjuk a kapcsolatot és visszajelzéseket kérünk, a kommunikációra és annak sűrűségére az ajánlatadáskor még jobban oda kell figyelnünk. Ebbe a vezetőket is bele kell vonnunk, nekik is bele kell férnie a napjukba egy kétperces telefonnak ajánlatadás után, hogy erősítsék a várakozásérzést a jelöltben. Hívjuk fel őt, a részleteket beszéljük át, minden adott-e ahhoz, hogy a megbeszélt napon munkába álljon.

A beléptetés ebben a szakaszban jól segíthető egy digitális adatbekérővel. A leendő kolléga egy webes (védett) űrlapon megadja az adatait, hogy mire elérkezik az első napja, a kitöltött szerződés aláírásával kezdhesse azt.

Kinek a feladata a jó beléptetés?

Elsőre azt gondolhatnánk, hogy a beléptetés a HR/ munkaügy feladata. A HR feladata az, hogy biztosítsa az összhangot a toborzás-kiválasztás és az onboarding között, illetve, hogy nyomon kövesse az új belépők beilleszkedését a szervezetbe. Azonban a folyamat sikeressége az onboardingban részt vevő többi (támogató) személyen is múlik, köztük a kollégákon, mentoron, feletteseken, mivel ők azok, akikkel az új belépő napi interakcióban áll.

A HR-osztály különleges feladata, hogy a beléptetéshez lehetőleg buddy vagy mentorprogramot alakítson ki, amivel az új belépő támogatása személyessé és így sikeresebbé tud válni.

Mire kell még figyelni?

Számos olyan fájó pont van egy onboarding folyamat során, amire érdemes figyelmet fordítani. Ilyenek többek közt, hogy a HR nem tudja nyomon követni sem az új belépő beilleszkedésének, sem a mentorok tevékenységének sikerességét, munkájának hatékonyságát.

Az események szervezése és meghirdetése is – a megfelelő, mindenki által hozzáférhető elérési utak, csatornák hiányában – körülményes feladat. Egy 2018-as, kékgalléros munkavállalókra vonatkozó fluktuációkutatásból kiderült, hogy manapság a munkavállalók felmondásának az elsődleges oka az, hogy csalódnak a munkáltatóban, mert nem tartja be a számukra tett ígéretét. Ezért fontos, hogy a beléptetési feladatlista valóban az ígért munkakörre legyen szabva.

Excelben vagy papíron vezessük?

Az onboarding szervezésének jó eszköze a beléptetési ellenőrzőlista, ami egy előre megszabott felsorolás arról, hogy az új kollégának milyen tevékenységeket kell elvégeznie, kivel kell találkoznia, milyen oktatásokon kell részt vennie, milyen eszközöket, kulcsszavakat kell átvennie, mindezeket milyen határidővel és kivel kell végrehajtania. Az egyszerűbb megoldások papíralapú „sétálócédulák”, amelyek bekerülnek a kolléga mappájába. Jobb esetben egy program vezeti végig a kollégát a folyamatokon és szervezi a következő lépéseket.

Digitális megoldásokkal természetesen jobb a szervezettség. A beléptetés, majd az azt követő időszak fontos eleme nyilvántartani, hogy milyen céges „vagyontárgyakkal” rendelkezik a kolléga.

Mire kell figyelni kiléptetéskor?

A mai cégek nagy része sajnos elmaradt abban a tekintetben, hogy a kilépő kollégától teljeskörűen visszakérje az átadott eszközöket. A tárgyi eszközökön túlmenően gondot kell fordítani a belépés után, az eltelt évek alatt átadott dolgok szisztematikus visszakérésére, illetve a nem tárgyi eszközökre is, mint például jogosultságok, kulcsszavak, céges e-mail-fiókok sorsának rendezése. Természeten egy password-öt „visszakérni” nem lehet, azonban kilépéskor a password cseréjével a cégnek biztosan lesz feladata.

Mi a helyzet a remote munkavégzéssel?

A vírushelyzet miatt a digitális megoldásokra megnövekedett az igény. A cégeknek már nem elég a toborzást digitális megoldásokkal végezni, hanem arra is lehet számítani, hogy a kolléga úgy lép be, és végzi a munkáját, hogy mindvégig egyetlen személyes találkozó sem történt. Egy ilyen folyamatot kizárólag a sok résztvevő között megosztott, digitális onboarding appokkal lehet megvalósítani, amely a vírushelyzet megszűnésével is alkalmas lesz az on/offboarding hatékony támogatására.

 

Jelen cikk a Munkajog szaklap októberi számában teljes szakmai egészével jelent meg.

profile-pic1

Renfer Péter

HR szakértő, Nordconn, Szakterülete a toborzás, a beléptetés és a teljesítményértékelés

Tömeges reskilling az autóiparban: már benne vagyunk

Tömeges reskilling az autóiparban: már benne vagyunk

Aki csak járatos a HR területén, hallotta a reskilling fogalmát. Maga a fogalom nem új keletű, egyidős a HR eszköztárral. Ami azonban több, mint nyugtalanító a cégvezetők és a HR vezetők számára, az az, hogy a következő két évben a munkavállalók 35%-ánál várható...

Erőforráselosztás, mint versenyelőny a piacon

Erőforráselosztás, mint versenyelőny a piacon

Nagy dilemmát tud okozni, ha tanácsadóként van szakmai meggyőződésed és van rá terméked is. Nehezen tudsz hiteles érvelést bemutatni, mivel a véleménynyilvánítás a saját terméked felé húz. A szakmai meggyőződésnél fontos, hogy egyik oldalra se húzzon az ember. A...