Bátraké a szerencse, avagy a HR, vagy az IT kezdeményezze a HR digitalizációt?

2021.01.06.

Jót s jól! Ebben áll a nagy titok. Ezt ha nem érted, 

Szánts és vess; s hagyjad másnak az áldozatot. 

Ezt mondta Kazinczy Ferenc, több, mint 200 évvel ezelőtt Szerintem nem a XXIszázadi digitalizációs dilemmákra gondolt. Mégis, mai műszaki nyelven azt jelentheti, hogy egy-egy téma digitalizálása során nem elég egy appot bevezetni, hanem hozzá kell nyúlni a folyamatokhoz is. 

A cégek és vezetőik különféle szintű bátorságot mutatnak a folyamatok változtatása kapcsán. Túl vagyunk jó néhány toborzási, onboarding és teljesítményértékelési app bevezetésen és bizony minden esetben azzal találkoztunk, hogy az app mellett a meglévő folyamatot is le kellett porolni és felújítani. Többet tanultunk belőlük, mint sejtettük. Számot adunk, hogy mit tapasztaltunk. 

A HR terület digitális lemaradása

Sajnos ma sokszor felmerülő probléma, hogy a HR területet kiszolgáló területnek tartják. Nem törnék pálcát afelett, hogy melyik vezetői szint tartja annak, vagy tartozik-e speciálisan adott szektorokhoz, nem ez a fontos. Az is lehetséges ok, hogy a HR terület a legjobb szándék ellenére sem tudja stratégiai szerepét megélni. Kiszolgáló területként még kevésbé kapják meg a digitalizációban a prioritást, azaz konkrétan a HR terület appokkal való támogatása és a folyamatok renoválása lemarad. Mit lehet ilyenkor tenni? Az IT terület hozzon HR appokat, ötleteket? A HR mérje fel az informatikai lehetőségeket? Ki kezdje és hogyan fogjon hozzá? 

Digitalizációs projektjeink során számos cég HR területét ismerjük meg.

Általában elmondható, hogy a HR területtel végzett együttműködésben az egész cégkultúrára vonatkozóan lehet egy jó átfogó képet alkotni.

Projektjeink leginkább a toborzó appok és karrierportálok bevezetésével kezdődnek, és minden esetben magukban foglalják HR folyamatok valamilyen szintű átalakítását is. 

Üzleti modellek és értékteremtés

A vállalatok célja értékteremtés és az ügyfelek problémáinak megoldása. Az értékteremtés során a cég megérti a piacát, folyamatosan kutatja és felméri az igényeket, megszervezi az erőforrásokat kialakítja a folyamatokat. Visszamér, finomít. Az értéklánc folyamán költségeket él fel, és bevételt termel. Ez a típusú modell leképezhető a HR osztály működésére is, kivéve a bevétel fogalmát. A HR-nél a (saját) bevétel megteremtése helyett más lép a képbe.

A HR „bevételi oldalán” a munkatársak és a kultúra megteremtése szerepelhetnek.

Természetesen nem a HR az egyedüli felelős kultúra alakításáért, de szerepe és lehetősége erre – természetesen CEO támogatás mellett – kiemelkedő.  

Mikor tegyük meg az első lépéseket a munkahelyi digitalizáció irányába?

Minden lényegesebb változtatás odázható egy nappal, egy héttel. Kis halasztás senkinek nem tűnik fel, azonban a digitális megoldásokra való igény sok irányból feszít és feltartóztathatatlanul elér minden vállalatot. Ha a cég maga nem teszi mindennapossá a vezetői gondolkodás átalakítását egy digitalizált működés felé, akkor kikényszeríti azt a külső környezet. Elvárják majd az ügyfelek például elektronikus teljesítésigazolás, vagy számlabefogadás formájában, kikényszerítik a versenytársak egy gyorsabb ügyfélkiszolgálás kialakításával. Erőltetik a kis és középvállalatok olyan megoldásokkal, mint például a Revolut a bankvilág ellen, vagy olyan hatalmas informatikai iránytű cégek, amelyek megállíthatatlanul diktálják a tempót, mint például a Microsoft, vagy a Google. Ugyancsak jelentős erővel bír a dolgozók egyre növekvő arányának az igénye arra, hogy egyszerűbbek legyenek a folyamatok és bárhonnan elérhetők legyenek a munkahelyi adatok. 

Ki kezdeményezze a digitalizációs lépéseket?

Maradva a HR területnélrégóta élő és máig aktuális dilemmával állunk szemben. Milyen szinten látja át ma egy nagyvállalat HR vezetője a dolgozók igényeit a digitalizáció kapcsán? Milyen szinten tud hatékony appokat ajánlani egy IT vezető a HR igényekre. A két tábor ma távol áll egymástól. A megoldás abban rejlik, hogy mindkét oldalnak közelíteni kell a másikhoz.

Ahogy az igaz, hogy Ma nagyvállalati HR vezető digitális skillek és példamutatás nélkül nem él túl, ugyanúgy igaz, hogy IT vezetőtől is elvárt az appokkal szembeni humán igények megértése.

Mint konkrét következő lépés, a HR és az IT szereplőknek közösen kell megfogalmazniuk az igényeket, hogy tényleg használható megoldások szülessenek. 

Milyen veszélyek szólhatnak közbe

Ha HR terület nem jut vállalatilag támogatott és használható appokhoz, akkor a dolgozók egyszerűen megkerülik a folyamatokat és megoldják magunknak a problémát. Elkezdenek saját telepítésű alkalmazásokat használni, megjelennek „partizán” excel táblák. Belső kommunikáció pótlására kialakulnak mindenféle Facebook csoportok és a sok személyes adat (pl toborzás során gyűjtött információk) is kontrollálatlan helyeken, mennyiségben jelennek meg. Ennek az esetnek az utólagos kezelése mind IT biztonsági, mind emberi oldalról borzasztó nehéz. 

Készüljünk rá, vagy tartsunk attól, hogy változás történik a szervezetben?

A digitalizáció okozta működési és szervezeti változásokra régóra bevált recept a kommunikáció, tájékoztatás, bevonás fokozása. Ezekhez úgy általában több transzparenciára is lesz szükségEgy mai modern szervezetben a működési transzparencia szinte magától létrejön, ahogy mérések, adatok, riportok jelennek meg. A régi típusú, piramis struktúrák és az átláthatóbb agilis szervezetek között a különbség a transzparencia elfogadása miatt egyre nő. A modern szervezetek kevésbé viselik el az információ visszatartását. A két irány között egyre kevésbé adódik harmadik lehetőség, és a cégvezetés feladata az egyik irány mellett elköteleződni. Ahogy a fiatalabb, mobilon, felhő technológián szocializálódott generációk töltik fel a ma és a „jövő” munkahelyeit, nem is kérdés, hogy melyik választás lesz eredményes és egyáltalán fenntartható. Éppen ezért a változásra se készülni nem kell, sem tartani tőle, hanem megszabni, azaz kitalálni, hogy mely folyamatokat érintse a digitalizáció. 

 

Mi a helyes sorrend?

Mint egy üzleti projektnél is, először meg kell érteni, hogy a HR „ügyfelei”, azaz a kollégák, munkavállalók számára mi a fő érték és azt kell jól szállítani tudni. Érdemes a legnagyobb hatású, azaz legtöbb embert érintő, könnyebben megvalósítható elemekkel kezdeni és haladni a nehezebb tételek felé. Szintén érdemes ebbe a párbeszédbe összehozni mind a bevételen (CSO nézet), mind pedig a költség oldalon (CFO nézet) tevékenykedő vezetőket. 

 

Összegzés

Tegyük fel a kérdést magunknak, illetve a cégen belül. Nálatok mennyire elkötelezett a vezetőség a digitalizáció iránt. Mennyire sikerül a kollégáknak változtatni az egységes folyamatok érdekében a napi feladatokon? A digitális megoldásoknak sikerült megkönnyíteni a mindennapi munkát? Melyek a legfontosabb elvárások, amelyeket a dolgozóktól, a versenytársaktól és a vezető IT cégektől tudtatok meg? 

profile-pic1

Renfer Péter

HR IT szakértő, Nordconn

Tömeges reskilling az autóiparban: már benne vagyunk

Tömeges reskilling az autóiparban: már benne vagyunk

Aki csak járatos a HR területén, hallotta a reskilling fogalmát. Maga a fogalom nem új keletű, egyidős a HR eszköztárral. Ami azonban több, mint nyugtalanító a cégvezetők és a HR vezetők számára, az az, hogy a következő két évben a munkavállalók 35%-ánál várható...

Ezek lesznek 2021 legfontosabb kihívásai a toborzás terén

Ezek lesznek 2021 legfontosabb kihívásai a toborzás terén

A magyar HR-szakma ismét nagy kihívás előtt áll: a változó toborzási rutin és álláskeresési szokások, elvárások, a nagyvállalati toborzási verseny kiéleződése és a vírushelyzet miatt folyamatosan alakuló közeg együtt kényszerítik digitális fejlesztésre a szereplőket....

Erőforráselosztás, mint versenyelőny a piacon

Erőforráselosztás, mint versenyelőny a piacon

Nagy dilemmát tud okozni, ha tanácsadóként van szakmai meggyőződésed és van rá terméked is. Nehezen tudsz hiteles érvelést bemutatni, mivel a véleménynyilvánítás a saját terméked felé húz. A szakmai meggyőződésnél fontos, hogy egyik oldalra se húzzon az ember. A...

Beléptetés/kiléptetés – aranyszabályok és ötletek

Beléptetés/kiléptetés – aranyszabályok és ötletek

Üzleti HR cikksorozatunkban átnézzük a legfontosabb HR-folyamatokat. Mai témánk a be- és kiléptetés. Ami miatt különösen érdekes ez a terület, az az, hogy ezt a folyamatot kollégánként csak egyszer lehet – jól vagy rosszul – elvégezni. De hogyan lehet „jó”? Nézzük...