HR és toborzó kollégák számára nem ismeretlenek az alábbi kérdések: Hogyan tudok jobb jelölteket találni? Hogyan tudom meggyőzni őket, hogy minket válasszanak? Mi az oka annak, hogy sokan mondanak fel a próbaidő alatt? Hogyan tudnánk itt tartani a munkavállalókat?
Mi, a Nordconn HR tanácsadói is sokat foglalkozunk ezekkel a kérdésekkel, és segítünk megoldásokat találni az ügyfeleinknek. 2020.12.03-án előadást tartottunk a METU 5. féléves HR hallgatóinak, ahol átbeszéltük a különböző munkaerőtoborzási és megtartási problémákat. Ezen felül különböző eszközöket is mutattunk, melyekkel mindezek megelőzhetőek. Egy nagyon lelkes csapathoz volt szerencsénk, akik szívesen osztották meg velünk személyes tapasztalataikat mind a toborzás, mind az onboarding területén.
Hogyan lehet jobb jelölteket megtalálni és megtartani?
A jelöltélmény már a jelentkezési folyamat első pontján megfogalmazódik. A piackutatások alapján minden harmadik jelölt panaszkodik a visszajelzés hiányára, mint az egyik legfájóbb momentumára az álláskeresésnek (Recruiter Moodmap, 2020). Jellemző az is, hogy ha van is visszajelzés, az sok idő elteltével történik meg, ezzel bizonytalanságban tartva a jelöltet. Az is többször előfordul, hogy habár a jelölt kap visszajelzést, az elutasítás okát nem tudja meg. A hallgatók is egyetértettek ebben, valamint kiemelték, mint egy további negatívumot, ha több (4 vagy akár 5) körös az interjúztatás, mert rengeteg időt felemészt és sok esetben indokolatlan is.
Ezt alátámasztja a Recruiter Moodmap (2020) felmérése is, mely szerint a jelöltek 93%-át riasztja el a túl hosszú toborzási folyamat.
Ezen problémák mindegyikére megoldásul szolgálhat, ha jól szabályozott kiválasztási folyamatot alakítunk ki, határidőkkel ellátva. Ezekkel garantálhatjuk, hogy az egyes szakaszok nem húzódnak el túlságosan és a jelöltélmény is pozitív hatású lesz.
A pandémia hozományaként előtérbe került a technológiai felkészültség is, mint szempont. Mivel a járvány kitörése óta a szervezetek nagy része átállt a videóinterjúkra, ez új, eddig nem tapasztalt problémákat okozott és okoz a mai napig. Ilyen például, amikor az interjúztató kolléga oldaláról különböző technikai problémákkal találkozik a jelölt (nincs kép és/vagy hang), és ezen problémák következtében vagy nincs elegendő idő meghallgatni a jelöltet, vagy szélsőséges esetben meg is hiúsul az interjú. Ez a helyzet mindkét fél számára kellemetlen és a vállalat megítélését is rontja. Ezt azzal tudjuk megelőzni, ha alaposan felkészítjük az interjúztató kollégákat, valamint szükség esetén támogató dokumentumokat is biztosítunk számukra, hogy kezelni tudják az ilyen nem várt, problémás helyzeteket.
A jelöltkereséskor érdemes időről-időre jelöltcsatorna hatékonyság méréseket végezni, és ez alapján újratervezni és optimalizálni a toborzási költségeket. Rengeteget spórolhatunk, ha tudjuk, honnan jönnek a jó jelöltjeink, és hogy melyek azok a csatornák, amelyek nem váltották be a hozzájuk fűzött reményeket. Javíthatja az eredményességet az új kampányok A/B tesztelése, illetve új, korábban nem használt toborzási csatornák bevonása is. A nagyobb elérésen és jelöltszámon túl ezeket a megoldásokat költséghatékonysági szempontból is érdemes alkalmazni.
Nem lehet elmenni amellett a tény mellett sem, hogy sajnos egyre nagyobb arányban érhető tetten a „no show-up”, azaz, hogy a felvett munkavállaló nem jelenik meg az első munkanapján. Biztosítani, hogy az új kolléga valóban meg is érkezik az új munkahelyre, egyszerűbb, mint gondolnánk.
Amellett, hogy az interjúk között is tartjuk a kapcsolatot és visszajelzéseket kérünk, a kommunikációra és annak sűrűségére már az ajánlatadáskor jobban oda kell figyelnünk. Ebbe a vezetőket is be kell vonnunk, nekik is bele kell tudniuk szorítani a napjukba egy kétperces telefont ajánlatadás után, hogy erősítsék a várakozásérzést a jelöltben. Hívjuk fel őt, beszéljük át a részleteket, minden adott-e ahhoz, hogy a megbeszélt napon munkába álljon.
A beléptetés ebben a szakaszban jól segíthető egy digitális adatbekérővel. A leendő kolléga egy webes (védett) űrlapon megadja az adatait, hogy mire elérkezik az első napja, a kitöltött szerződés aláírásával kezdhesse azt.
Kinek a feladata a jó beléptetés?
Elsőre azt gondolhatnánk, hogy a beléptetés a HR/ munkaügy feladata. A HR feladata az, hogy biztosítsa az összhangot a toborzás-kiválasztás és az onboarding között, illetve, hogy nyomon kövesse az új belépők beilleszkedését a szervezetbe. Azonban a folyamat sikeressége az onboardingban részt vevő többi (támogató) személyen is múlik, köztük a kollégákon, mentoron, feletteseken, mivel ők azok, akikkel az új belépő napi interakcióban lesz.
A HR-osztály különleges feladata, hogy a beléptetéshez lehetőleg buddy vagy mentorprogramot alakítson ki, amivel az új belépő támogatása személyessé, és így sikeresebbé tud válni.
Nézzük is meg az onboardingot tüzetesebben.
Mitől lehet eredményesebb a beillesztési folyamat?
Tanulmányok tucatjai foglalkoznak az onboarding – a szakmai és szociális integráció fontosságával.
A hatékony onboarding folyamatban részesült kollégák közel 90%-áról elmondható, hogy nagyon elkötelezetté váltak mind a munkájuk, mind a szervezetük iránt.
A hallgatók is megosztották a különböző integrációs programokkal kapcsolatos tapasztalataikat. A hallgatók nagyjából fele mondta, hogy habár már több vállalatnál is dolgoztak, nincsenek pozitív onboarding élményeik, mivel csak a minimális szintű támogatást kapták meg a munkába lépést követően. Saját maguknak kellett feltérképezniük a szokásrendet, a közvetlen vezetőjükön kívül nem mutatták be őket másoknak. Akiknek jó tapasztalatai voltak, kiemelték, hogy minden esetben már úgy érkeztek meg új munkahelyükre, hogy érezték, várták őket. A rendelkezésükre álltak a munkaeszközeik, megkapták a munkájukhoz szükséges jogosultságokat, körbevezették őket és bemutatták őket a közvetlen kollégáiknak. Saját tapasztalataikból merítve is megerősítették, hogy az élmény a legmeghatározóbb: „Hogy érzem magam? Hogy viszonyulnak hozzám? Mennyire vagyok tisztában a felém irányuló elvárásokkal?”
A munkavállalói élményre munkáltatóként, HR-esként közvetlen ráhatásunk van. A jó élmény alapja egy jól meghatározott integrációs folyamat megtervezése, ami az ajánlat elfogadásától legalább a próbaidő végéig tart.
A munkavállalók gyors felzárkózását és beilleszkedését különböző szakmai és szociális integrációs programokkal is támogathatjuk. Emellett a jól kialakított mentor és buddy programoknak több előnye is van: a vezetők tehermentesítése, ezzel egy időben szakmai és fejlődési támogatás; gyorsabb beilleszkedés a csapatba, ezen keresztül pedig a vállalati kultúrába. Az új belépő és a szervezet szempontjából is sok előnnyel jár, ha segítők támogatják a beilleszkedést, mert biztonságérzetet ad az új kolléga számára, támogató környezetben gyorsabban tanulja meg a folyamatokat, így a tényleges értékteremtő folyamat is korábban kezdődik. Annak érdekében, hogy minden a helyén legyen, amikor megérkezik az új kolléga, érdemes check-list-eket használni, már csak azért is, hogy az integrációs folyamat minden szereplője tisztában legyen azzal, mikor mi a feladata.
Összefoglalva az eddigieket elmondható, hogy minden, a toborzási és/vagy a beillesztési folyamatban részt vevő kolléga az alapján dönt, hogy milyen benyomások érték, hogyan érezte magát. Ezért azt javasoljuk, minden szervezet szánjon időt arra, hogy alaposan megtervezze ezeket a szakaszokat, hiszen ez a titka annak, hogy meg tudják tartani a jó szakembereket, ha már sikerült megszerezniük őket. Tanácsadói projektjeink során ügyfeleinkkel komoly sikereket értünk el a különböző toborzási és integrációs folyamatok fejlesztése által.
