A vállalati lázmérő beszerzéstől az upskilling-ig – Mi változott a HR-ben 1 év alatt?

Viber videóinterjúztatás, vírus vészforgatókönyv, 10x-es túljelentkezés, létszámstop, online onboarding? Ti is találkoztatok tavaly ezekkel a korábban teljesen ismeretlen fogalmakkal? Nagy feladatok vártak a HR-re, bőven volt megoldandó a tavalyi évben!

Toborzási hatékonyság kutatásunkban arra voltunk kíváncsiak, hogy mik voltak azok a sarokpontok, amelyek meghatározták a vállalatok toborzását, employer brandingjét és kapcsolódó HR folyamataikat 2020-ban?

A kutatásban részt vevő vállalatok a gyártószektort, az IT szolgáltatásokat, az FMCG és a pénzügyi szolgáltató szektort képviselik. A mélyinterjúk során a vállalatok HR Vezetőivel, illetve Toborzás- és Employer Branding Vezetőivel beszélgettünk.

Újratervezés, majd újratervezés – a beszélgetések alapján röviden így tudnám jellemezni a tavalyi évet HR szempontból. 2 dolog biztosan megmutatkozott: az egyik, hogy ki az, aki agilisan tud tervezni. Voltak olyan vállalatok, ahol meg kellett oldani egy komplett belső erőforrás mozgatást, pl. az alacsonyabb prioritású feladatról át kellett szervezni a csapat 10%-át magasabb prioritású feladatokra. A másik, hogy mi a valóság az employer branding mögött. Mert hogy márkaépítés az is, hogy mit és hogyan kommunikálsz házon belül egy vírushelyzetben, és az is, hogy mennyire tudod gyorsan, de mégis emberségesen lekezelni az 500+ beérkezett jelentkezőt pozíciónként.

Szabályozottabb HR folyamatokra volt szükség és új digitális megoldásokra, mert senki sem szeretett volna az a vállalat lenni, aki nem tudja online lebonyolítani a szerződéskötési folyamatát vagy nem tud videóinterjúztatni.

A home office-ra való átállás volt, ahol zökkenőmentesen zajlott, mert nagyobb digitális előnnyel indultak, de volt, ahol teljesen újdonságnak számított. „1 hónap alatt kellett 1 évnyire tervezett digitalizációs feladatot megvalósítani.”

Összességében a HR-re rengeteg új feladat hárult: csökkenteni a helyzettel járó bizonytalanságot és növelni a belső elégedettséget, támogatni a vezetőket az otthoni munkavégzésben, adminisztrálni a bértámogatást, csapatépítőket szervezni, folyamatosan motiválni a kollégákat.

Mi jellemezte a toborzást?

A már említett 10x-es túljelentkezés egyes pozíciók esetében komoly fejtörést okozott. Akár 20%-os többletmunkát is rótt a HR-esekre: a CV-check, az előszűrések és jelölt-visszajelzések területén. Elengedhetetlen volt az olyan digitális megoldások alkalmazása, mint az automatikus üzenetküldési funkcióval rendelkező jelöltkezelő rendszer vagy a chatbot bevetése a kiválasztás első szakaszában. Más szempontok is fontossá váltak:

– Van olyan informatív és egyszerű a karrierportálom, hogy hozzám jelentkezzen be mindenki?

– Ha csak egy nyitott pozícióm is van erre a hónapra, tudom úgy targetálni a hirdetéseket, hogy megtalálják a jelöltek?

– Tudok én a leggyorsabban és legmeggyőzőbben ajánlatot adni a jelölteknek?

– Van olyan jó az értékajánlatom, hogy hozzám még ebben a bizonytalan helyzetben is váltsanak?

létszámstop a megkérdezett vállalatok döntő többségét érintette, főleg a tavaszi időszakban nem történtek új felvételek, de a cégek 40%-a az őszi időszakban is szüneteltette vagy jelentősen csökkentette a felvételeket. Jellemzően csak replacement-ek betöltése volt fókuszban, sok helyen a korábbi bővülési tervek elmaradtak, vagy nem a tervezett mértékben valósultak meg. A megkérdezett vállalatok közül az IT szektorra jellemző, hogy a vírus nem befolyásolta jelentősen a toborzási igényeket.

A fluktuáció változása

A legtöbb vállalat 6-10% közötti fluktuációról számolt be, ami jelentős csökkenést jelentett a korábbi évekhez képest. A cégek úgy ítélték meg, hogy ez egyfelől következmény a megváltozott piaci körülmények, a bizonytalanság és a váltási kedv csökkenése miatt, másrészt ők is proaktívan tettek a folyamataik és a vezetőik fejlesztéséért.

Milyen HR feladatok kerültek fókuszba?

A megkérdezett vállalatok mindegyike a megtartásra fókuszált, a legtöbben ezt vállalaton belüli átszervezésekkel, erőforrás gazdálkodással oldották meg. A belsős kollégák átpályáztatása is jó eszköznek bizonyult a vállalaton belüli erőforráshiányok leküzdésére. Kikerülhetetlenné vált a reskilling és upskilling téma: fel kell mérni és naprakészen tartani, hogy milyen skill-ekkel rendelkeznek a kollégák, és hogyan fejleszthetők tovább, kinek milyen „rejtett képességei” vannak.

Minden második válaszadó kiemelte a HR technológiai fejlesztését is, kiemelt fókuszt kapott az ATS bevezetés és az új eszközök alkalmazása a toborzásra: karrierportál, online interjúztatási platformok, online onboarding eszközök. A toborzási hatékonyság mérésére is nagyobb hangsúlyt helyeznek most a vállalatok, kezdve a toborzás időtartamát mérő riportoktól, egészen a toborzási csatorna és a folyamat hatékonyságának méréséig. A legtöbben, mint legfontosabb jelölték meg ezeknek a folyamatoknak fejlesztését és visszamérését, és az adat alapú működést, amivel elsőnek lehet lenni a jelöltekért folyó harcban. Kihívás azonban ezen a területen az automatizáció, amely lehetővé teszi az időigényes, manuális adatgyűjtést mellőzve a részletes, elemző riportok megvalósítását, amire a Hiring Managereknek is nagy igényük van. Egy modern ATS ezt az igény lefedi, real time dashboardokon követhető a toborzási státusz.

Melyik HR területek lesznek fókuszban 2021-ben?

A 2020-as év tapasztalataiból azt látjuk, hogy a vállalatok fókuszában a válságálló, stabil működés áll, e cél elérésére fejlesztették és fejlesztik tovább a toborzási és HR folyamataikat.

Kiemelt szerepe lesz a idén a skill alapú erőforrás tervezésnek, hogy a nem várt változásokra és munkaerőpiaci válságokra is könnyebben reagáljanak a cégek, mind a toborzással, mind a vállalaton belüli erőforrások hatékony kiaknázásával.

A 2020-ban elkezdett HR digitalizációs törekvéseket és az ehhez kapcsolódó folyamatfejlesztéseket folytatni fogják a vállalatok, az erősödő belső kommunikáció mellett nagyobb hangsúly kerül a külső kommunikációra, brand építésre. Ezeket össze kell hangolni a megváltozott toborzási csatornákkal, fel kell készülni, hogy a tehetségekért folytatott harc újraindul. Számos vállalat most gondolja át: hogyan érem el a célközönségemet egyszerűen? Közösségi médiával, targetált hirdetésekkel, állásportálokon keresztül? Mi a jó marketing mix nekem és hogyan kapcsoljam be ezeket az eszközöket a toborzási folyamatomba?

Elindultál a social mediaval és a toborzási folyamatfejlesztésekkel, de akad még kérdésed? A Nordconn csapata segít, hogy 2021 a te HR éved legyen!

 

Német Nóra, HR Consulting Lead @Nordconn International
a szerző cikkei

A HR-ben is hódít a felhő: de miért nem szárnyal a toborzás digitalizációja?

A tengerentúlon már 70% a felhős toborzási alkalmazások aránya. A magyar vállalatoknál még a fejlődés elején tartunk. Vehetjük-e összehasonlítási alapnak a kettőt?

Ha nem is feltétlenül mérvadó az USA arány, akkor is érdemes megvizsgálni az okokat, lehetőségeket. Mekkora értéke van ma HR-ben, személyügyben, toborzásban dolgozók számára a megtakarított perceknek és mi köze ennek a felhőhöz?

Érdekes, hogy nem érdekes

Nem kérdéses, hogy a 2020-as év többségünk számára kötelező tananyaggá tette a digitális munkavégzést. A digitalizáció a toborzási folyamatokat is elérte, azonban még nem olyan mértékben, hogy robbanásról lehessen beszélni. Bár sok cég jelzi szándékát és különít el budgetet erre a célra, a döntések sokszor elhúzódnak.

A járványhelyzet súlyosbodása miatt nem átvészelni kell a mostani állapotot, hanem berendezkedni rá.

A toborzás során a személyes interakciók helyét az online kapcsolattartás vette át, amely várhatóan a járványhelyzet után is megmarad. A legjobb, amit tehetünk, hogy ezt a kapcsolattartási formát próbáljuk élménnyé varázsolni.

De hogyan tud élményt okozni egy digitális toborzó megoldás?

Felhő, vagy nem felhő?

Bár sokan az informatikusok témájának látják azt, hogy egy toborzó app felhő alapú legyen vagy sem, valójában ugyanannyira üzleti kérdés, mint műszaki. Felhőmegoldással a vállalatok a megvásárolt és helyi gépre telepített szoftverek helyett gyorsabban beköltöző, kulcsrakész megoldásokat kaphatnak havidíjért.

Hasonlóan, mint ahogy a Spotify vagy a Facebook, a felhős toborzó app is az interneten keresztül elérhető módon, éjjel-nappal, bárhonnan hozzáférhető szolgáltatásként jelenik meg.

Hogyan haladunk Magyarországon?

A felhős technológia a toborzásban (angolul Application Tracking SytemATS) egyre inkább terjed a helyileg telepített megoldások helyett, ugyanakkor még mindig a helyileg telepített megoldások és tömeges excel táblák dominálnak.

Hogy miért nem nyitottak jobban már korábban a magyar cégek a felhős ATS bevezetések felé, annak több oka lehet. Nézzünk meg néhányat.

Kinek fontos?

Aktuális, 2020. októberi kutatás szerint, a vállalatok 39%-a használ toborzást segítő alkalmazást, appot. A maradék 61% egy hatalmas arány és gondolkodásra, aggodalomra késztet. Vajon ezek a cégek hogyan oldják meg a jelöltek egységes kezelését? Hogy oldják meg könnyen a jelöltek több csatornáról érkező fogadását? Hogyan adnak fel gyorsan álláshirdetéseket? Mennyire vonzó a karrieroldaluk? Ha vannak is ezekre a kérdésekre megoldások, akkor vajon mennyi időt lehetne megtakarítani egy olyan alkalmazással, ami a fentieket segíti?

Figyelembe véve azt, hogy ma 100 jelentkezőből 93-at elriaszt a bonyolult toborzási folyamat. Véleményem szerint ezek a számok arra inspirálhatják a cégek vezetőit, hogy vonzóbbá tegyék a vállalatuk toborzási élményét, ami versenyelőnyt hoz a mai, jó munkaerőért folyó versenyben.

Mekkora érték az idő

Amikor a vállalat úgy dönt, hogy felhő alapú toborzó appot vezet be, két helyzetben számíthat időmegtakarításra. A bevezetés, átállás időszakában megspórolható a saját szerver méretezések, IT környezet létrehozás, és a komplex telepítések ideje, üzemeltetési feladata a cégnek nincs. A modern felhős toborzó appok néhány hét alatt, a cég igényeire szabva bevezethetők. Ha ma egy cég időt akar spórolni a bevezetéssel, akkor jobb, ha a felhős megoldás felé veszi az irányt.

A kezdeti időmegtakarítás után a HR-en dolgozók és a felvételi vezetők ideje kímélhető.

Mindennapos tevékenységek takarítanak meg értékes órákat a beépített vezetői jelentések azonnali készítésével, az egységes jelöltlistával, illetve a bárhonnan lehetséges hozzáféréssel.

Költségek

Felhős toborzó app esetén nincs szükség szerver vásárlására, kezdeti hardver beruházásra. A felhős környezet esetén szolgáltatás igénybe vételéről beszélünk, amely havi (vagy éves) díj formájában, működési költségként keletkezik, és magában foglalja az összes költséget, amely a környezet fenntartásához szükséges.

Egyszerű adatelérés: bárhonnan, bármikor

A felhős toborzási rendszerekben egy helyre, egységes listába csatornázhatók a különböző forrásokból érkező jelöltadatok (például karrierportálról, ajánláson vagy fejvadászon keresztül). Több telephelyes, országos működésű cég esetén a felhasználók helytől függetlenül, bárhonnan tudnak csatlakozni és ugyanazt látják, mintha a munkahelyről jelentkeznének be.

GDPR ready működés.

Az egyik legnagyobb félelmet az okozza, hogy a cégek nincsenek teljes mértékben tisztában azzal, hogy hány helyen is tartanak nyilván személyes adatokat a pályázókról. A felhős toborzó appok esetén a jelöltadatok egységes tárolása nagy terhet vesz le a cég válláról a megfelelés kapcsán. Egy mai modern apptól elvárható, hogy a rendszer tárolja, figyelje, hogy a jelölt milyen időtávra hagyta jóvá az adatai tárolását, és a határidő lejártát követően jelezzen, és anonimizálja az adatokat.

Ennek révén a jelöltek nem lesznek beazonosíthatók a GDPR szabályainak megfelelően, azonban a toborzási statisztikák továbbra is használhatók maradnak az anonimizálás miatt.

Bővülés egyik napról a másikra

A felhős környezet egyik legfőbb előnye, hogy bármikor lehet növelni a kapacitást. Ha például a cég új telephelyet nyit, vagy állománya növekszik például 20-30%-kal, akkor sem fog lassulni a program. Átmeneti helyzetek kezelése is megoldható: elegendő a kapacitás növelése abban az esetben, ha egy nagyobb toborzási kampány következtében a megszokottnál egyszerre több embert kell felvenni. A kampány után vissza lehet térni a korábbi erőforrásokhoz, és a rugalmasság miatt a költség is csökken.

Automatikus frissítések

A biztonsági frissítések telepítése és a karbantartás is automatikusan működik a felhős megoldásokkal kapcsolatban, mint ahogy azt okostelefonok app frissítései során is megszokhattuk. Ahogy a toborzó app fejlődik és igazodik új biztonsági elvárásokhoz, vagy akár a hatósági szabályozás miatt van szükség frissítésre, az új verzióra átállás észrevétlenül megtörténhet. Az új verzió miatt nem kell a helyszínen megjelenni, hanem távolról végezhető.

Mire érdemes még figyelni

Mint mindig, a legfontosabb kérdés a személyes adatok védelme. A felhő alapú adattárolás adatvédelmi berkekben jelenleg forró téma, figyelemmel a 2020 nyarán bekövetkezett változásokra, miszerint az USA már nem minősül biztonságos harmadik országnak. Mivel adatvédelem nem önmagában létezik, ez a felhasználók és a szolgáltatók problémája is. De mivel a shownak mennie kell, a szolgáltatóknak érdekükben áll felzárkózni az új szabályokhoz. Az Európai Adatvédelmi Testület által a közelmúltban kiadott iránymutatás-tervezet alapján már körvonalazódnak ezek a szabályok. Ha most választunk felhő alapú megoldást, elengedhetetlen ezekre és a GDPR által meghatározott adatbiztonsági követelményekre figyelemmel lenni. Pénzügyi szerveztek számára az MNB 4/2019. (IV.1.) ajánlásait is figyelembe kell venni.

info@nordconn.com

Renfer Péter, HR szakértő, Nordconn Kft. 

Bátraké a szerencse, avagy a HR, vagy az IT kezdeményezze a HR digitalizációt? 

 

Jót s jól! Ebben áll a nagy titok. Ezt ha nem érted, 

Szánts és vess; s hagyjad másnak az áldozatot. 

Ezt mondta Kazinczy Ferenc, több, mint 200 évvel ezelőtt Szerintem nem a XXIszázadi digitalizációs dilemmákra gondolt. Mégis, mai műszaki nyelven azt jelentheti, hogy egy-egy téma digitalizálása során nem elég egy appot bevezetni, hanem hozzá kell nyúlni a folyamatokhoz is. 

A cégek és vezetőik különféle szintű bátorságot mutatnak a folyamatok változtatása kapcsán. Túl vagyunk jó néhány toborzási, onboarding és teljesítményértékelési app bevezetésen és bizony minden esetben azzal találkoztunk, hogy az app mellett a meglévő folyamatot is le kellett porolni és felújítani. Többet tanultunk belőlük, mint sejtettük. Számot adunk, hogy mit tapasztaltunk. 

A HR terület digitális lemaradása 

Sajnos ma sokszor felmerülő probléma, hogy a HR területet kiszolgáló területnek tartják. Nem törnék pálcát afelett, hogy melyik vezetői szint tartja annak, vagy tartozik-e speciálisan adott szektorokhoz, nem ez a fontos. Az is lehetséges ok, hogy a HR terület a legjobb szándék ellenére sem tudja stratégiai szerepét megélni. Kiszolgáló területként még kevésbé kapják meg a digitalizációban a prioritást, azaz konkrétan a HR terület appokkal való támogatása és a folyamatok renoválása lemarad. Mit lehet ilyenkor tenni? Az IT terület hozzon HR appokat, ötleteket? A HR mérje fel az informatikai lehetőségeket? Ki kezdje és hogyan fogjon hozzá? 

Digitalizációs projektjeink során számos cég HR területét ismerjük meg.

Általában elmondható, hogy a HR területtel végzett együttműködésben az egész cégkultúrára vonatkozóan lehet egy jó átfogó képet alkotni.

Projektjeink leginkább a toborzó appok és karrierportálok bevezetésével kezdődnek, és minden esetben magukban foglalják HR folyamatok valamilyen szintű átalakítását is. 

Üzleti modellek és értékteremtés 

A vállalatok célja értékteremtés és az ügyfelek problémáinak megoldása. Az értékteremtés során a cég megérti a piacát, folyamatosan kutatja és felméri az igényeket, megszervezi az erőforrásokat kialakítja a folyamatokat. Visszamér, finomít. Az értéklánc folyamán költségeket él fel, és bevételt termel. Ez a típusú modell leképezhető a HR osztály működésére is, kivéve a bevétel fogalmát. A HR-nél a (saját) bevétel megteremtése helyett más lép a képbe.

A HR „bevételi oldalán” a munkatársak és a kultúra megteremtése szerepelhetnek.

Természetesen nem a HR az egyedüli felelős kultúra alakításáért, de szerepe és lehetősége erre – természetesen CEO támogatás mellett – kiemelkedő.  

Mikor tegyük meg az első lépéseket a munkahelyi digitalizáció irányába? 

Minden lényegesebb változtatás odázható egy nappal, egy héttel. Kis halasztás senkinek nem tűnik fel, azonban a digitális megoldásokra való igény sok irányból feszít és feltartóztathatatlanul elér minden vállalatot. Ha a cég maga nem teszi mindennapossá a vezetői gondolkodás átalakítását egy digitalizált működés felé, akkor kikényszeríti azt a külső környezet. Elvárják majd az ügyfelek például elektronikus teljesítésigazolás, vagy számlabefogadás formájában, kikényszerítik a versenytársak egy gyorsabb ügyfélkiszolgálás kialakításával. Erőltetik a kis és középvállalatok olyan megoldásokkal, mint például a Revolut a bankvilág ellen, vagy olyan hatalmas informatikai iránytű cégek, amelyek megállíthatatlanul diktálják a tempót, mint például a Microsoft, vagy a Google. Ugyancsak jelentős erővel bír a dolgozók egyre növekvő arányának az igénye arra, hogy egyszerűbbek legyenek a folyamatok és bárhonnan elérhetők legyenek a munkahelyi adatok. 

Ki kezdeményezze a digitalizációs lépéseket? 

Maradva a HR területnélrégóta élő és máig aktuális dilemmával állunk szemben. Milyen szinten látja át ma egy nagyvállalat HR vezetője a dolgozók igényeit a digitalizáció kapcsán? Milyen szinten tud hatékony appokat ajánlani egy IT vezető a HR igényekre. A két tábor ma távol áll egymástól. A megoldás abban rejlik, hogy mindkét oldalnak közelíteni kell a másikhoz.

Ahogy az igaz, hogy Ma nagyvállalati HR vezető digitális skillek és példamutatás nélkül nem él túl, ugyanúgy igaz, hogy IT vezetőtől is elvárt az appokkal szembeni humán igények megértése.

Mint konkrét következő lépés, a HR és az IT szereplőknek közösen kell megfogalmazniuk az igényeket, hogy tényleg használható megoldások szülessenek. 

Milyen veszélyek szólhatnak közbe 

Ha HR terület nem jut vállalatilag támogatott és használható appokhoz, akkor a dolgozók egyszerűen megkerülik a folyamatokat és megoldják magunknak a problémát. Elkezdenek saját telepítésű alkalmazásokat használni, megjelennek „partizán” excel táblák. Belső kommunikáció pótlására kialakulnak mindenféle Facebook csoportok és a sok személyes adat (pl toborzás során gyűjtött információk) is kontrollálatlan helyeken, mennyiségben jelennek meg. Ennek az esetnek az utólagos kezelése mind IT biztonsági, mind emberi oldalról borzasztó nehéz. 

Készüljünk rá, vagy tartsunk attól, hogy változás történik a szervezetben? 

A digitalizáció okozta működési és szervezeti változásokra régóra bevált recept a kommunikáció, tájékoztatás, bevonás fokozása. Ezekhez úgy általában több transzparenciára is lesz szükségEgy mai modern szervezetben a működési transzparencia szinte magától létrejön, ahogy mérések, adatok, riportok jelennek meg. A régi típusú, piramis struktúrák és az átláthatóbb agilis szervezetek között a különbség a transzparencia elfogadása miatt egyre nő. A modern szervezetek kevésbé viselik el az információ visszatartását. A két irány között egyre kevésbé adódik harmadik lehetőség, és a cégvezetés feladata az egyik irány mellett elköteleződni. Ahogy a fiatalabb, mobilon, felhő technológián szocializálódott generációk töltik fel a ma és a „jövő” munkahelyeit, nem is kérdés, hogy melyik választás lesz eredményes és egyáltalán fenntartható. Éppen ezért a változásra se készülni nem kell, sem tartani tőle, hanem megszabni, azaz kitalálni, hogy mely folyamatokat érintse a digitalizáció. 

Mi a helyes sorrend? 

Mint egy üzleti projektnél is, először meg kell érteni, hogy a HR „ügyfelei”, azaz a kollégák, munkavállalók számára mi a fő érték és azt kell jól szállítani tudni. Érdemes a legnagyobb hatású, azaz legtöbb embert érintő, könnyebben megvalósítható elemekkel kezdeni és haladni a nehezebb tételek felé. Szintén érdemes ebbe a párbeszédbe összehozni mind a bevételen (CSO nézet), mind pedig a költség oldalon (CFO nézet) tevékenykedő vezetőket. 

Összegzés 

Tegyük fel a kérdést magunknak, illetve a cégen belül. Nálatok mennyire elkötelezett a vezetőség a digitalizáció iránt. Mennyire sikerül a kollégáknak változtatni az egységes folyamatok érdekében a napi feladatokon? A digitális megoldásoknak sikerült megkönnyíteni a mindennapi munkát? Melyek a legfontosabb elvárások, amelyeket a dolgozóktól, a versenytársaktól és a vezető IT cégektől tudtatok meg? 

 

Renfer Péter, HR szakértő, Nordconn Kft.