Céges bögre helyett információátadás

Hogyan lehet az onboardingot hatékonyabbá tenni? Számos olyan technika létezik, ami költséghatékonyan, mégis eredményesen támogatja a szervezetek onboarding folyamatát, az új kollégák beillesztését. Ezekből mutatunk párat, hogy lássátok, milyen egyszerűen kellemesebbé tehető az első időszak a frissen belépő kollégáknak.

Hogy készüljünk az első napra?

A teljes onboarding folyamat kulcsa a felkészülés, ez okozza az egyik legnagyobb fejtörést a cégeknek. A legtöbb esetben rengeteg különböző munkakör van, amelyekre változó gyakorisággal lépnek be új kollégák, és minden munkakörnél más és más a felkészülés folyamata. Szerteágazik például a szükséges eszközök és jogosultságok igénylése. Míg egy fizikai dolgozónak megfelelő munkaruha, védőfelszerelés, munkaeszközök elengedhetetlenek az első naptól, addig egy szellemi munkatársnak belépőkártya, munkaállomás, számítógép és jogosultság szükséges az összes általa használandó rendszerhez.

Jó gyakorlat, ha munkakörönként vagy legalább munkakör-csoportonként (pl. asszisztensek) összegyűjtjük, hogy mik a szükséges eszközök, jogosultságok. A szakmai vezetőknek adjunk az igényléshez egy könnyen kezelhető digitális megoldást, akár a ticketing rendszerben, akár egy egyszerű form kitöltésével, és építsük be az igényléseket jóváhagyó vezetők, IT-s munkatársak értesítését.

Az eszközök mellett az emberi oldalra, a leendő munkatárssal való kapcsolattartásra is nagy hangsúlyt kell fektetnünk. Szakmai vezető és recruiter egyaránt (vagy felváltva) erősítheti a kötődését a csatlakozásáig, ha a sok szempontból kritikus felmondási idő alatt felhívja, információkat ad az első napjáról, érezteti vele, hogy számítanak rá. Itt nem kell nagy dolgokra gondolni, elég egy 5 perces hívás is, amiben a szakmáról, a leendő feladatokról beszélünk.

Mi történjen az első napon?

Az első nap döntő élmény az új kolléga életében, rögtön képet kap a cég szervezettségéről: várják-e, ki fogadja, elő vannak-e készítve a szerződések, nyilatkozatok, eszközök, amik szükségesek már az első napjához. Jól felkészülni a fent említett teendők elvégzésével lehet, illetve értékes, ha van egy checklista, amit a vezetők alkalmazhatnak, kitérve az igénylésen kívüli teendőkre: kötelező képzések beütemezése, tréningek és tréninganyagok összegyűjtése, rendszerek oktatása stb.

A szakmai vezető mellett jó, ha van egy úgynevezett buddy is, akit azonnal bemutatunk a kollégának. Ő az, aki szakmai témákon kívül segít a beilleszkedésben, a céges kultúra és szabályok megismerésében az első időszakban.

Az első napon mind fizikai, mind szellemi munkavállaló esetén kulcskérdés, hogy rendelkezésre álljon egy menetrend, amin végighalad a betanulás során. Ennek tartalmaznia kell, hogy mely infót, kitől és honnan szerezhet meg, mely munkafolyamatokat kell megtanulnia, milyen rendszereket kell használnia, ezeket hogyan sajátíthatja el. Legjobb, ha ezt digitális formában a kezébe is tudjuk adni, nem csak a szakmai vezető fejében van meg egy ködös tervként, hogy „majd odaül valaki mellé és megtanulja”.

Ennél még profibb a korai elköteleződés erősítésében, ha az új munkatárs kap egy karriertérképet, amely tartalmazza szakmai területenként, hogy melyik pozícióból hova tud fejlődni, mit kell ehhez elérnie, milyen képzéseken kell részt vennie. Ezt akár játékos formában is kínálhatjuk, illetve célként is kitűzhetjük az új kollégának, hogy ismerje meg a társterületeket, és a majdani pozíciólehetőséget már az onboarding korai szakaszában.

Az elköteleződés kialakulása már az első pillanatokban elkezdődik azzal, ha folyamatosan pozitív benyomások érik az új belépőt. Minél több információ áll rendelkezésére, annál inkább csökken az az általános bizonytalanságérzés, és az abból fakadó szorongás, amin mindenki átesik amikor egy új, számára ismeretlen élethelyzetbe kerül.

Vajon mi lehet a megoldás abban az esetben, amikor a csapat megmarad az ötletek szintjén, de nem jut el a cselekvésig? Többek közt erre keressük a választ 2019. november 20-án üzleti reggelinken, és előadóink segítségével bemutatjuk, hogy ebben a helyzetben milyen vezetői eszköztárhoz lehet nyúlni. Ha felkeltettük az érdeklődésed, csatlakozz hozzánk: https://nordconn.com/uzleti-reggeli/ 

 

Nordconn International

Onboarding: áldás vagy átok a HR-nek?

Egy munkavállaló első napjai mind a dolgozó, mind a HR számára sok kihívást rejtenek. Hogyan lehetne hatékonyabb a folyamat? Miért fontos az onboarding? Ez inkább egy teher, ami a HR vállát nyomja?

Dolgoztam egy vállalatnál, ahol az első napomon egy céges ajándékcsomag és egy füzet várt az asztalomon a megérkezésemkor, rajta egy üzenettel:

Üdv nálunk!

Nagyon jó érzés volt, úgy éreztem, azonnal oda tartozom. Ezután a közvetlen felettesem körbevezetett az egész vállalaton, bemutatott mindenkinek, elmondta, ki vagyok, min fogok dolgozni és hol leszek elérhető. Ezután leültünk beszélgetni, elmondta a feladataimat, megmutatta a használandó eszközöket, felületeket. Biztosított róla, hogy ha bármilyen kérdésem van nyugodtan keressem, ami ténylegesen, mindvégig így is volt. Ez már az első pillanattól kezdve elkötelezetté tett, hiszen éreztem, hogy számítanak rám, és én is számíthatok rájuk. Csapattaggá váltam az első pillanattól kezdve.

Az onboardingnak külföldön már nagy múltja van, az évek alatt számos szakirodalom született a témában, Magyarországon azonban a szakemberek csak az elmúlt néhány évben kezdték el mélyebben megismerni ezt a területet. De mit is nevezünk onboardingnak? Az onboarding szűken értelmezve a munkavállaló első munkanapjától a próbaideje végéig tart. Tágabban értelmezve már az ajánlatadáskor elkezdődik és akár az első év végéig is tarthat.

Az onboardingnak tagadhatatlanul nagy jelentősége van az új belépők elkötelezettségének kialakításában, hiszen egy jó onboarding élmény a dolgozónak csökkenti a szorongási szintjét, mivel biztonságérzetet teremt. Továbbá csökkenti az irreális elvárások kialakulásának esélyét, a transzparencia, a kommunikáció és a visszajelzések által. Azonban érdemes munkáltatói oldalról is figyelembe vennünk, milyen pozitívumokat tartogat számunkra, hiszen szervezeti oldalról vizsgálva: csökkenti a belépési költségeket az értékteremtési tevékenység kezdetének rövidülése által, segít minimalizálni a fluktuációt, mivel a munkahelyi elégedettség alacsony mértéke közvetlen kapcsolatban áll a munkaerő-elvándorlás növekedésével, valamint a vezetők terhelését is enyhíti.

Biztosan csak a HR feladata?

Részben igen, de azért nem teljesen. A HR feladata az, hogy biztosítsa az összhangot a toborzás-kiválasztás és az onboarding között, illetve, hogy nyomon kövesse az új belépők beilleszkedését a szervezetbe. Azonban a folyamat sikeressége az onboardingban részt vevő többi (támogató) személyen is múlik, köztük a kollégákon, mentoron, feletteseken, mivel ők azok, akikkel az új belépő napi interakcióban áll. Ők azok, akik megteremtik számára azt a közeget, amiben jól érzi magát. Nem árt azonban megtervezni ezt a folyamatot, hogy nyomon követhető legyen, és képesek legyünk közvetlen visszajelzéseket kapni a munkavállalóról, illetve számára is biztosítani ennek lehetőségét. Ehhez nyújt keretrendszert a saját fejlesztésű digitális megoldásunk.

Számos olyan fájó pont van egy onboarding folyamat során, amire érdemes figyelmet fordítani. Ilyenek többek közt, hogy a HR nem tudja nyomon követni sem az új belépő beilleszkedésének, sem a mentorok tevékenységének sikerességét, munkájának hatékonyságát. Az események szervezése és meghirdetése is – megfelelő, mindenki által hozzáférhető elérési utak, csatornák hiányában – körülményes feladat.  A HR- Evolution 2018-as kékgallérosokra vonatkozó fluktuációkutatásból kiderült, hogy manapság a munkavállalók felmondásának az elsődleges oka az, hogy csalódnak a munkáltatóban, mert nem tartja be a számukra tett ígéretét.

Forrás: https://hrevolution.hu/fluktuaciokutatas/

A második helyen az odafigyelés, a törődés hiánya áll, mivel a kékgalléros munkavállalók úgy érzik, hogy negatív megkülönböztetésben részesülnek a fehérgallérosokkal szemben, ez egy általános bizalmatlanságot alakít ki bennük – velük szemben. A munkaerő megtartásában kiemelt szerepe van a kommunikációnak, a visszajelzések adásának is, legyen szó akár építőjellegű kritikáról, akár dicséretről. A cél az, hogy létrejöjjön az a bizalmi légkör, a hatékony együttműködéshez nélkülözhetetlen.

A digitális megoldásunk első pillanatától kezdve kifejezetten a kékgalléros munkavállalók onboardingjának támogatását segítő rendszer megalkotására törekedtünk. Előnye, hogy a közvetlen figyelem élményét adja a munkavállaló számára, ami az Onboarding folyamat egyik sarokköve. Válaszul a korábban bemutatott fájó pontokra. Alkalmazásával mindenki számára követhető formában valósul meg az onboarding és a HR munkatársak is tehermentesebbé válnak. Létrejön a közvetlen kommunikáció a szervezet és munkavállaló között, segíti az elköteleződést, az integrációt, és ezáltal csökkentheti a korai fluktuációt.

Tehát áldás vagy átok az onboarding?

Annak ellenére, hogy többletmunkát jelent a HR és a kollégák számára bátran állítom, hogy az onboarding egy olyan befektetés, ami gyorsan és hosszú távon is megtérül a szervezet számára. Mivel ez egy kooperációs folyamat, a teher megoszlik a résztvevőkön és együttes erővel, együttműködve tudják az új belépő első napjait, hónapjait szebbé tenni. Ez minden szempontból előnyös, hiszen a vállalati kultúrába épülve erősíti az összetartozás érzését, a szervezet tagjai igazi csapatként tudnak együtt működni. Van ennél jobb befektetés?

Nordconn International